Quel que soit le type d’événement, organiser un événement virtuel c’est aussi penser à gérer une communauté voire plusieurs communautés. Trop souvent délaissée lors de la phase amont d’un événement digital, la communauté demande pourtant à être animée. Et ce, d’une façon différente d’un événement physique bien sûr. Alors, chez Comeeti – source d’inspiration événementielle on a pensé dans cet article à vous lister quelques astuces pour renforcer l’engagement de vos participants à l’événement.

L’objectif pour vous doit être d’avoir une adhésion forte de vos participants dès le début de votre événement digital. Ainsi vous saurez comment créer de l’engagement lors d’un événement virtuel. Car, on sait que c’est une des tâches les plus difficiles dans l’organisation d’événement.

Ces quelques conseils ne sont peut-être pas nouveaux pour vous, mais il est bon de les rappeler pour être sûr de savoir comment engager son public durant des événements digitaux. Et ainsi, atteindre rapidement de meilleurs taux d’engagement à vos événements.

1- Lancer des conversations utiles pour favoriser l’engagement lors d’un événement

L’un des principaux outils pour engager vos participants lors de votre événement virtuel ou hybride est le tchat. Simple d’utilisation, connu de tous, disponible sur toutes les plateformes, le tchat est trop souvent délaissé alors qu’il reste un formidable levier d’engagement pour tous vos participants. Vous pensez que le tchat va détourner vos participants de votre live et représente un risque dans le contenu qu’il va diffuser ? Sachez que ces craintes légitimes vous limitent dans l’expérience que vous proposez à vos participants. On vous dit comment optimiser votre utilisation du tchat de votre événement en toute sérénité dans notre article dédié au tchat d’un événement virtuel ou hybride.

EN QUOI CONSISTENT LES CONVERSATIONS PRÉ ÉVÉNEMENT ?

Aujourd’hui, rares sont les événements digitaux à user de schémas d’idées originaux. C’est d’ailleurs ce qu’on constatait déjà lors d’événements physiques. Encore trop ancrées dans des modèles classiques, les entreprises n’utilisent aucune activation ou conversation spécifique en amont de leur événement pour susciter l’engagement des participants.

Pour autant, nous sommes convaincus chez Comeeti qu’il est essentiel de donner aux membres de votre événement virtuel des sujets de conversation vraiment utiles dès que possible en amont de votre événement digital. En effet, c’est ce que recherchent les participants auprès de vous ! Que vous leur soumettiez des sujets susceptibles de les intéresser, et de les mettre en avant auprès d’eux distinctement. Avec des sujets de conversations à forte valeur ajoutée, les participants d’événement ont de bonnes raisons de se connecter sur votre plateforme de discussion de façon récurrente avant chaque événement Live.

L’idée ici est donc d’amorcer des conversations thématiques pour que chaque participant se sente concerné et alimente ensuite les discussions de son propre chef. Et plus tard, ces participants auront envie créer de nouvelles conversations et se dirigeront par eux-mêmes sur vos plateformes de discussions. Et le tour est joué ! Enfin presque ☺ 

conversation pré événement plateforme

COMMENT INVITER LES PARTICIPANTS À DÉMARRER LES CONVERSATIONS PRÉ ÉVÉNEMENT ?

Chez Comeeti, nous vous conseillons de mettre en place un « effet boule de neige » pour inviter les participants à démarrer des conversations en ligne. On vous explique.

Souvent, dans la tête des organisateurs, tout le contenu d’une conversation type tchat ou forum dédié à un événement digital devrait être 100% organique dès le début. C’est-à-dire un contenu majoritairement créé par les membres de la conversation. Mais en réalité, c’est une idée fausse. En effet, il est important que les modérateurs ou les organisateurs de la conversation (vous !) aient un rôle actif. Ils peuvent initier la conversation bien sûr, répondre aux questions les plus pertinentes, relancer certains sujets. Mais pour les inciter à partager leurs histoires, expériences ou questions, vous pouvez mettre en place un programme de récompenses. L’intérêt ici est d’orienter le contenu organique selon vos objectifs éditoriaux par exemple. Et peut-être même que le contenu créé par ces conversations pourra servir à construire votre événement.

2- Donner à tous les participants l’envie d’interagir à votre événement virtuel

Savez-vous ce qu’est un « rodeur » ou « stalker » dans le jargon de l’événementiel digital ? 

À l’occasion d’un tchat, on appelle « rodeurs » les personnes qui visitent vos contenus sans jamais interagir. Bien entendu, ils font partie intégrante de la communauté que vous avez créée autour de votre événement. Mais, ces rodeurs sont souvent source d’inquiétude chez les chefs de projet. 

Pourtant, tout comme dans la vie, il y a ceux qui regardent et écoutent juste. Et il y a ceux qui parlent et interagissent. Ce n’est pas grave. Du moment qu’ils continuent à visiter vos conversations tchat ou forum, et participent à vos événements c’est qu’ils restent intéressés. L’engagement de votre communauté ne se matérialise pas de la même manière chez tous les participants. 

C’est pourquoi nous vous conseillons de penser l’engagement comme une échelle à plusieurs échelons. C’est un moyen de valoriser chaque échelon d’engagement et de trouver des moyens pour faire en sorte de pousser les participants à gravir les échelons. Voici un exemple d’échelle d’engagement : Une visite = Échelon 1, Un « j’aime » = Échelon 2, Une réponse = Échelon 3, Un partage de contenu = Échelon 4, etc.

Pour les aider à s’engager ou à améliorer leur engagement, vous pouvez également proposer des moyens plus sophistiqués. Par exemple, mettre à disposition un module d’enregistrement vidéo intégré à votre plateforme de discussion. Ainsi, ils pourront y déposer des messages vidéo.

3- Mettre en place des call to action tout au long de l’événement virtuel

On pense souvent aux « call to action » dans les articles de blog ou sur des pages web. Mais savez-vous qu’il est important d’en placer également dans vos conversations événementielles ? Il est essentiel d’interagir avec votre communauté sur vos plateformes de tchat ou de forum. Par exemple en s’adressant personnellement à un des membres. En effet, l’identifier sur un post ou un commentaire l’incitera à engager une action de sa part. C’est de cette manière que vous ferez vivre vos conversations virtuelles et que vos participants s’engageront davantage.

tchat-événementiel

Plateforme Livestrom

4- Créer du contenu exclusif pour votre événement virtuel

Maintenir l’engagement des participants autour d’un événement n’est pas de tout repos, on en convient. En effet, il faut sans cesse redoubler d’efforts et d’ingéniosité, notamment en proposant à votre communauté un contenu exclusif. Celui-ci suscitera l’envie chez le participant d’aller sur votre plateforme de contenu en dehors de l’événement. Ainsi, il y aura accès quand ils le souhaitent. Pour le faire connaître, n’hésitez pas à mettre en place une stratégie de communication digitale et jouez sur cette exclusivité.

5- Faire vivre les conversations virtuelles avant, pendant et après l’événement

Une fois la conversation virtuelle lancée, surtout ne la laissez pas vivoter ! Les membres qui y ont adhéré ne doivent pas se sentir abandonnés. C’est pourquoi on vous recommande au moins de faire entre une et trois activations digitales par semaine. Et ce, en complément de « contenus bonus » par exemple. Alimenter constamment ces plateformes de conversations en ligne, va de pair avec l’échelle d’engagement de vos participants. Le rôle de l’animateur / modérateur est bien de répondre ou relancer à certains moments les conversations. Et ce, afin que tous les membres aient l’occasion d’intervenir et d’ajouter leur pierre à l’édifice. Encourager, questionner, suivre ce sont des verbes d’action que vous devez avoir sans cesse en tête.

6- Envoyer des rappels à valeur ajoutée après l’événement virtuel

Quand on est organisateur d’événement, on est focalisé sur son événement. On voudrait que ce soit pareil pour nos participants, mais ce n’est pas le cas ! Et c’est tout à fait normal. Chacun vogue à ses occupations, et on sait que le temps passe vite. C’est pourquoi il existe les notifications ou les rappels ! En effet, utilisées de manière intelligente, les notifications permettent relancer les participants sur certains sujets que ce soit avant, ou après l’événement virtuel d’ailleurs.

Par exemple, envoyer une newsletter ou un podcast après votre événement digital peut être un bon moyen de diffuser de nouvelles informations. Envoyer un e-mail personnalisé aux participants de votre précédent événement permet aussi de rappeler ce qui a été dit, et rappeler l’existence de tchats ou forums ouverts à tous et tout le temps. Ainsi que proposer les anciens et / ou nouveaux contenus exclusifs mis à leur disposition.

Désormais, vous avez les clés pour favoriser l’engagement durant votre événement. En appliquant ces quelques conseils concernant l’engagement des participants, vous ne pourrez que réussir votre événement virtuel ! Salon virtuel, séminaire digital, événementiel d’entreprise, lancement de produit, formation en ligne… A vous de jouer pour fédérer votre communauté en ligne en amont de votre projet événementiel !