Événements hybrides : Comment intégrer du présentiel dans votre expérience virtuelle ?

Vous avez opté pour l’organisation d’un événement hybride ? C’est un bon choix ! Mais peut-être devrez-vous vous poser la question de l’intégration de votre public à distance. En effet, ce n’est pas parce que vous choisirez en partie une expérience physique pour vos participants qu’il faut négliger l’autre partie : une expérience virtuelle de vos participants connectés. Quelle expérience allez-vous proposer à votre public à distance ? L’objectif est de parvenir à rapprocher l’expérience virtuelle de l’expérience présentielle.

Chez Comeeti – source d’inspiration événementielle, on pense qu’il est important de prendre en considération la question de mouvement et de physicalité dans votre événement. Même s’il s’agit d’un événement virtuel, la question de la physicalité reste importante, et l’est d’autant plus dans un événement hybride. En effet, cachés derrière leur écran, les participants sont en manque de proximité physique, ce mouvement si propre aux événements physiques. On se remémore ici les festivals, les soirées d’entreprises, les salons professionnels, les séminaires, les Team Building et autres événements d’entreprises…

Alors, comment faire pour retrouver ce lien physique qui fait défaut dans un événementiel digital ? Et ainsi lier l’expérience présentielle avec l’expérience distancielle ?

L’option du double numérique pour un événement hybride

COMMENT INTÉGRER LE DOUBLE NUMÉRIQUE DANS UN ÉVÉNEMENT HYBRIDE ?

Pour la petite histoire, le « double numérique » appelé aussi « jumeau numérique » est un concept qui a été développé par Dassault Systèmes®. L’idée ici est de se l’approprier pour le cas des lieux événementiels. Il s’agirait donc de faire une réplique numérique d’un objet, d’un lieu ou d’un processus par exemple, afin de l’utiliser à des fins événementielles. Et par la même occasion, améliorer l’expérience des participants. En effet, cette notion de double virtuel est aujourd’hui devenue une référence dans l’organisation des événements virtuels et hybrides.

Sur des événements 100% digitaux, le double numérique va redonner du mouvement aux participants. Sur des événements hybrides, il va permettre de connecter réellement et concrètement les participants sur site et ceux à distance. Tous vivront le même événement grâce aux mêmes déplacements dans un même lieu. Personne ne sera écarté.

L’idée est de créer de véritables expériences immersives en donnant la possibilité à votre audience de se mouvoir réellement au sein de votre événement virtuel.

DÉFINITION DU DOUBLE NUMÉRIQUE

Véritable réplique numérique du lieu de l’événement, le double numérique ou jumeau numérique fournit à la fois les éléments et la dynamique de fonctionnement du lieu. Mais aussi la manière dont il réagit aux déplacements et aux interactions physiques et digitales. Ce modèle de lieu dynamique peut-être plus ou moins sophistiqué. En effet, il peut s’agir d’une simple représentation du lieu, comme un plan des lieux. Ou il peut s’agir d’un modèle 3D du lieu, plus sophistiqué, permettant de se déplacer dans les différentes salles. L’idée est d’imaginer et reproduire ce que feraient les invités dans le cadre d’un événement présentiel. Pour aller plus loin, on peut imaginer intégrer des fonctions visio intégrées, des vidéos à la demande. Ou encore donner la possibilité aux participants à distance d’échanger avec les personnes présentes en physique. Pas forcément à l’aide d’un tchat, mais à l’aide de bien d’autres types d’interactions.

Alors, pour mettre en place cette notion de double numérique et donc créer une vraie expérience immersive, il vous faudra quelques outils. Votre objectif : faire rentrer l’événement hybride dans une nouvelle ère !

Quels sont les outils de l’événement hybride qui intègrent déplacements et échanges ?

Sans aller jusqu’au métaverse événementiel (ce qui ne saurait tarder !), des solutions simples et disponibles actuellement permettent de rapporter de la physicalité dans votre événement virtuel ou hybride.

WORKADVENTURE

Grâce à des bureaux virtuels basés sur les mêmes règles que des bureaux physiques, les équipes de WorkAdventure arrivent à réintégrer de la physicalité dans tout événement digital. Par exemple avec la spatialisation du son notamment. Cet outil est à la fois intuitif, facile à prendre en main et bien moins lourd que l’outil Virbela par exemple. En plus, il s’agit d’une solution française ! Alors, n’hésitez pas à tester cet outil, dont une démo est d’ailleurs en ligne sur leur site.

TOPIA

Cette application a été créée en juin 2020 par deux anciens « burners » (les festivaliers de Burning Man). Leur idée est de recréer en numérique l’expérience du festival. Les équipes de Topia ont donc proposé aux organisateurs du festival une sorte de carte géante où les festivaliers peuvent se balader dans le désert, assister à des concerts, planter leurs tentes et échanger avec d’autres festivaliers. Au total, c’est 16 000 individus qui ont pu profiter de cette expérience inédite. Ils ont été immergés dans un univers désertique dont la patte graphique rappelle celle des débuts d’Hotmail… pour ceux qui l’ont connu !

GLOWBL

Glowbl est la seule solution digitale qui permet de visualiser un groupe de personnes. Mais aussi de stimuler et simuler les interactions humaines des plus réalistes. L’interface de Glowbl est minimaliste et ne représente aucun lieu précis. Cependant, elle propose des salles et des espaces de discussions. Chaque participant est représenté par une bulle unique, même lorsque sa caméra n’est pas connectée. Le participant est libre de déplacer sa bulle où bon lui semble. Près d’une autre bulle par exemple pour faire des sous-groupes. C’est en cela qu’on retrouve cette physicalité clé pour les événements virtuels et hybrides. Ce qui est intéressant chez Glowbl, c’est la possibilité de voir toutes les visios en même temps. Et de pouvoir échanger facilement avec les autres participants qui sont dans la même « room ». Chaque participant a bien sûr accès à différents contenus collaboratifs, y compris aux outils métiers grâce aux API développés. Soutenu par de nombreux partenaires (EdTech France, EdTech Lyon, Digital League) Glowbl est un produit « made in France » et « made in Europe ».

TEAMFLOW

TeamFlow s’est donné pour objectif de recréer « l’esprit d’équipe » que la pandémie semble avoir éradiqué de nos vies. Son principe : transformer votre participant en bulle et lui permettre de se déplacer dans le lieu défini. Mais aussi d’échanger directement par oral avec les autres participants. Notez que la start-up a tout de même levé 3,9 millions de dollars, et a déjà séduit de gros noms, comme Apple, Reddit ou encore Uber.

Comment mêler le réel et le virtuel dans votre événement hybride ?

Les outils énoncés précédemment accueillent les participants dans des univers 3D (seulement)… Mais, pourquoi ne pas y ajouter un peu plus de réel ? Par exemple, on peut imaginer photoshooter le lieu de votre événement et d’intégrer des médias à votre parcours digital. Par médias, entendez par exemple ; des vidéos, des documents PDF, des visios, des stream, etc. Bref, il faut être créatif et recourir aux multi-formats ! De cette façon, chaque participant navigue dans son espace et accède aux divers contenus proposés. Et ce, selon ses envies et son timing !

Voici deux exemples non exhaustifs pour illustrer nos propos : PlayCam Productions et BienVu Solutions

Toutes les offres de ce type que vous pouvez découvrir sur internet ont un intérêt commun : celui de transformer voire réinventer vos événements hybrides. Et vous, êtes-vous prêts à transformer votre événement hybride ?

La clé d’un événement hybride

Par cet article, nous voulions vous montrer que la clé d’un événement hybride reste la proposition de valeurs et l’expérience des participants. Cette dernière doit être unique et adaptée à chacun de vos publics. Qu’il soit sur place ou en ligne, chaque participant ne vit pas de la même façon un même événement. C’est pourquoi chez Comeeti, nous sommes persuadés qu’il faut toujours penser vos événements hybrides en ayant conscience de ces parcours différenciés. Qu’en dîtes-vous ?