Vous souhaitez créer de l’interactivité lors de votre événement virtuel ? Alors, avez-vous pensé au tchat événementiel ? En effet, lors d’un événement digital comme un LiveStream, il est très courant de mettre en place un tchat. Chez Comeeti – source d’inspiration événementielle nous sommes convaincus que le tchat est un outil puissant pour l’interactivité d’un événement virtuel ou un événement hybride. En effet, il a l’avantage d’être disponible sur tous les outils ; du logiciel de visioconférence aux plateformes événementielles. Le tchat est une réponse au besoin naturel des participants à vouloir échanger. Ils se sentent ainsi actifs et impliqués dans le sujet abordé, comme ils le seraient dans un événement physique.

Véritable ressource d’engagement, voyons comment concevoir l’expérience d’un tchat pour un événement virtuel ?

Tchat : l’outil essentiel d’un événement virtuel

Vous pensez que le tchat va détourner vos participants de votre live et représente un risque dans le contenu qu’il va diffuser ? Sachez que ces craintes légitimes vous limitent dans l’expérience que vous proposez à vos participants. 

Un tchat d’événement digital permet de satisfaire les besoins de votre audience. C’est-à-dire ; partager, échanger et se détendre. Ils peuvent tout à fait suivre le live et écrire dans le tchat en même temps ! Ils sont d’ailleurs demandeurs de cela pour se sentir actifs et engagés. Couper le tchat ne les rendra pas forcément plus attentifs car à distance, tout peut être source de déconcentration !

Véritable événement dans l’événement, un tchat permet aux participants de communiquer entre eux. Plus un tchat est actif, plus il fera vivre votre événement virtuel. De plus, il vous permettra de mieux appréhender l’état d’esprit immédiat de votre audience et d’adapter votre live en conséquence. C’est l’avantage de l’événement digital à la différence d’un événement physique.

Le tchat doit donc être un des enjeux du networking de votre événement virtuel. En effet, il va permettre aux participants de :

  1. rester actifs et engagés pendant l’événement
  2. créer des liens durables, même après l’événement

L’objectif d’un tchat est aussi de tenir en haleine votre audience afin qu’elle ne zappe pas ! Pour ne pas perdre l’attention des participants, il est donc primordial de répondre à leur besoin d’échange.

L’écriture du tchat d’un événement virtuel

Un tchat ne s’improvise pas. Pendant le Live, vous ne devez pas laisser vivoter votre tchat. En effet, il faut penser à son contenu au cours de la préparation de l’événement virtuel. Voici les étapes à suivre pour ne rien oublier :

  • Rédiger les objectifs du tchat
  • Lister les sujets à engager
  • Ecrire les répliques du tchat
  • Regrouper les contenus à partager aux participants du tchat
  • Mixer les formats, les contenus pour dynamiser le tchat (questions, sondage, relance, citation, vidéo, etc.)

Chaque réplique, chaque contenu doit être partagé en temps et en heure dans le tchat. C’est pourquoi dans le fil conducteur de l’événement, il faut dédier une colonne spécifique aux textes et aux contenus en fonction des séquences. Rien ne doit être laissé au hasard.

Vous êtes perdu ? Voici quelques exemples :

  • Après une vidéo, interrogez votre public via un quiz.
  • Après l’intervention d’un speaker, prévoyez une citation sur son message clé.
tchat-événementiel

Tchat SpotMe

La modération du tchat

Voici un point qui est souvent source d’inquiétude car le tchat ouvre la porte aux échanges et à la discussion car c’est son principe de base. Nous vous recommandons de toujours laisser le tchat ouvert mais sachez que vous pouvez le modérer de 2 manières. Soit vous souhaitez maitriser complétement les échanges et dans ce cas, vous validez tous les messages avant parution. Cette option est rassurante pour vous mais risque d’être visible par vos participants qui ne voient pas leurs messages s’afficher en instantanée. Ils perçoivent donc votre contrôle sur ce qui est dit…

Autre possibilité pour modérer le tchat de manière plus libre : vous laissez les messages apparaître et vous pouvez ensuite supprimer les propos qui dépassent le cadre établi. Si votre tchat n’est pas anonyme, le risque de dérapage est tout de même très limité.

L’animation du tchat

Au cours de votre événement live, vous aurez besoin d’animateurs-modérateurs dont le rôle sera d’animer votre tchat. C’est un peu comme les hôtes et hôtesses qu’on employait pour gérer les flux de participants lors des événements physiques. Eh oui, même pour les événements virtuels, il est difficile de se passer de moyens humains ! 

Les animateurs-modérateurs du tchat vont gérer les flux de participants mais aussi les flux de contenus digitaux. Ces derniers seront partagés en masse bien souvent. Plus votre audience sera affutée sur le sujet de votre événement et l’emploi du tchat, plus il y aura de partages. 

Vous vous demandez certainement combien d’animateurs-modérateurs faut-il pour un événement virtuel ? En moyenne, il faut compter 1 animateur pour environ 300 participants. Si vous pensez dépasser les 300 participants avec plus d’activité sur le tchat, mieux vaut faire appel à une modération automatique via des bots. Et d’avoir au moins 1 animateur-modérateur pour 100 spectateurs.

L’astuce pour ne pas être dépassé dès le début de l’événement virtuel, est d’ouvrir le tchat bien avant le départ de l’événement. Cela permet de vous assurer que tous les spectateurs sont au courant des règles. Mais surtout, qu’ils auront l’outil à leur disposition et en état de fonctionner le jour J et l’heure H !

tchat-événementiel

Plateforme Livestrom

Des animateurs-modérateurs de tchat formés

Les animateurs-modérateurs peuvent intervenir sur 3 niveaux :

  • La réponse aux questions posées sur le tchat
  • La modération des messages tchat (bannir les utilisateurs indésirables par exemple)
  • L’animation du tchat

Gérer un tchat ne s’improvise pas. Il est impératif d’apprendre à gérer un  tchat événementiel. C’est pourquoi les animateurs-modérateurs doivent savoir :

    • Comment réagir sur le tchat selon les situations
    • Comment répondre aux messages tchat positifs comme les négatifs
    • Quoi répondre à chaque problématique posée sur le tchat

Si votre équipe d’animateurs-modérateurs tchat est formée en amont sur ces questions, alors vous vous assurez un tchat événementiel de qualité. Ce sera d’autant plus bénéfique pour vos participants qui bénéficieront d’un tchat à grande valeur ajoutée.

Le tchat pour enrichir le contenu de votre live événementiel

On terminera cet article sur le tchat événementiel par insister sur sa capacité à enrichir l’expérience de votre participant mais aussi votre contenu. Notre recommandation est de venir nourrir votre live des réactions en live de votre audience. 

Prévoyez en moyenne 10% du temps de votre live disponible (sans contenu) pour que l’orateur s’inspire de quelques réactions sur le tchat événementiel afin de nourrir son discours. Plus il saura rebondir, plus son intervention sera pertinente et impliquera l’audience. C’est comme cela que vous apporterez de la valeur à votre événement virtuel. Dans les faits, vous pouvez par exemple prévoir d’utiliser les commentaires du tchat toutes les 5 minutes au cours du discours. Attention à bien donner accès au tchat à vos intervenants. L’idéal est d’embaucher un journaliste-animateur de tchat qui saura exploiter au mieux le contenu du tchat. Lors d’un événement hybride, le fait de citer les commentaires de participants à distance est un bon moyen de faire exister votre audience virtuelle et l’intégrer à l’événement.

Pour conclure.

Il faut bien avoir en tête qu’organiser un tchat donnera de la puissance à votre communication pré-live, voire durant le live (en cas d’incident). D’ailleurs, il existe la possibilité de faire intervenir une équipe d’assistance tchat à la demande. Très simple d’utilisation pour votre audience, la fonction assistance est disponible par chat en direct. Eh oui, il est difficile de prévoir un bug technologique ! Mauvaise connexion internet, panne de courant, perte de signal WiFi… Tous ces petits problèmes peuvent affecter l’engagement du participant à votre événement virtuel. Cette fonctionnalité d’assistance chat apportera assurément de la valeur ajoutée à votre événement.

Vous savez maintenant comment créer de l’interactivité lors de votre événement virtuel grâce au tchat. Le principe est le même pour un événement hybride. Alors, à vous de jouer pour optimiser l’engagement de vos participants sur vos événements !