10 conseils pour un événement virtuel plus responsable

Depuis un an, le monde de l’événementiel se transforme en profondeur. C’est à son tour d’entrer dans  l’ère du numérique. L’exclusivité du format présentiel est révolue et l’événement digital s’installe de manière pérenne et soulève de nouvelles questions. 

On sait que le digital consomme énormément d’énergie pour les ressources techniques déployées. On parle de la gestion et du stockage des datas, des diffusions en streaming, de la sécurité́ des données … Tous ces facteurs font d’un événement virtuel, un événement polluant.

Quel est l’impact environnemental de mon événement en ligne ? Comment conjuguer éco-responsabilité et événement virtuel ?

1. ANTICIPER C’EST LA CLÉ !

Si l’on souhaite que son événement soit plus responsable alors c’est une décision à prendre en amont du projet et qui doit infuser l’ensemble des décisions que vous prendrez. Il ne s’agit pas de “compenser” son empreinte carbone en bout de chaîne pour être responsable. La première réflexion est de challenger chaque partie du projet qu’elle soit digitale ou pas : prestataires plateforme, technique, décoration, logistique, restauration, édition… pour évaluer les options plus responsables que vous pouvez envisager. Si vous avez besoin d’information complémentaire, on vous recommande le Guide de l’Événement éco-responsable qui réunit conseils, exemples et bons contacts pour accompagner votre démarche.

2. RÉALISER UN SOURCING PLUS RESPONSABLE

Choisir les prestataires et les fournisseurs de votre événement virtuel en fonction de leur impact environnemental est primordial étant donné qu’ils vont intervenir dans l’organisation et la production de votre événement. Pour cela, il faut bien définir en amont des critères de sélection pertinents pour choisir l’ensemble de vos prestataires : depuis la plateforme jusqu’aux prestataires gérant la technique (son, lumière, vidéo), la décoration et la scénographie de votre studio par exemple.

3. ADOPTER UN COMPORTEMENT NUMÉRIQUE RESPONSABLE

Les données diffusées via internet ont un impact écologique important dû au stockage et au transfert de données (vidéos, photos, emails, pages web…). La vidéo génère à elle seule plus de 300 millions de tonnes de CO2 par an (Rapport du Shift Project sur l’impact environnemental du numérique, 2019 )! . Pensez bien à l’utilisation que vous faites du numérique (choix des appareils et des outils, stockage et hébergement des données, interfaces…) car son utilisation peut diminuer fortement l’impact environnemental de vos évènements digitaux.

Par exemple, pour les mails, il est indispensable de bien définir le besoin et la cible. Arrêtons les mailings massifs sans intérêt ! En 2020, sur 300 milliards d’emails envoyés leur taux d’ouverture s’élève uniquement à 17,8% (Campaign Monitor, 2020). Faites-en bon usage ! 

4. ECO-CONCEVOIR LE SITE INTERNET DE SON ÉVÉNEMENT VIRTUEL OU HYBRIDE

Il est possible de réduire l’impact environnemental digital de son site internet ou de son application mobile. Pour cela, pensez “éco-conception” lors de la création de la plateforme qui accueillera votre événement virtuel ou hybride. 

Voici 5 gestes principaux à adopter :

1. Revoir le poids des photos : importez des images les moins lourdes possibles. Une résolution limitée suffit pour internet. Et optez pour une sélection pertinente de photos, axés uniquement sur le message. On évite les images qui ne servent pas le propos en se posant la question : est-ce que cette image a un vrai intérêt ? Cela vaut aussi pour les sites internet pérennes et leurs photos qui “dorment” sur des pages obsolètes…
2. Choisissez une police la plus écologique possible. Et oui ça existe ! comme la police : Garamond.
3. Supprimez les vidéos peu regardées. Si elle est indispensable, on peut la réduire ou la mettre en “stand-by”, elle se lancera uniquement si l’internaute clique dessus.
4. Travaillez l’UX de façon responsable : le design, la couleur, les boutons… On parle même de Green UX.
5. Évitez au maximum les exports de fichiers par les participants, le téléchargement utilise beaucoup d’énergie. Donnez le maximum d’informations à l’oral et limiter les téléchargements à l’essentiel.

Enfin, sachez que l’éco-conception peut aussi être invisible sur le site en allégeant simplement le code ou en réduisant le téléchargement des images. Votre prestataire de plateforme pourra certainement vous informer sur ces points.

5. CONCEVOIR UN ÉVÉNEMENT VIRTUEL PLUS INCLUSIF

On l’oublie souvent mais dans la RSE, le S signifie sociale et sociétale. Comment agir en responsabilité et permettre l’accès à votre événement virtuel ou hybride à tous ? Un site web accessible est un site dont les contenus sont consultables par tous les internautes : personnes valides, seniors, personnes en situation de handicap (déficience visuelle, déficience auditive, mobilité réduite, troubles cognitifs). En France, 12 millions de personnes sont touchées par un handicap soit 24% de la population active et 18% de la population totale (INSEE)

Il est donc important de réfléchir à l’inclusion de tous les publics : des personnes mal voyantes ou malentendantes, mal à l’aise avec le digital ou avec un faible niveau d’équipement. Il y a des solutions à mettre en oeuvre avec du sous-titrage, du doublage, de la traduction en langue des signes… Il est également bon de prévoir soit une hotline soit un tuto pour aider à la connexion par exemple.

D’un point de vue pratique, il y a aussi des bonnes pratiques à respecter sur votre site ou votre plateforme événementielle pour la rendre plus accessible : 

• Renseigner un texte alternatif sur toutes les images (attribut « alt » sur les balises img)
• Proposer une alternative en format texte aux images et aux contenus audio ou vidéo
• Permettre la navigation au clavier
• Choisir des couleurs qui assurent un bon contraste
• Permettre la personnalisation de l’affichage (choix de la taille du texte)
• Eviter de justifier le texte (les espacements entre les mots engendrent des difficultés de lectures)

Dernier tips : si votre site contribue à une meilleure compréhension du contenu pour l’homme, cela marche également pour les robots des moteurs de recherche, ce qui contribue à un meilleur référencement naturel. C’est toujours bien !

6. CHOISIR UN HÉBERGEUR RESPONSABLE

Toutes les datas liées à la tenue de votre événement (contenu du site, streaming, etc…) sont stockées sur des serveurs. Sachez, que vous pouvez limiter votre impact environnemental de ce point de vue en choisissant un hébergeur web éco-responsable pour votre plateforme événementielle.

Pour qu’un hébergeur web soit considéré comme « vert » il doit mettre en place des solutions durables, respectueuses de l’environnement et écoresponsables. Pour cela, ils doivent utiliser uniquement des ressources naturelles, comme les énergies renouvelables, pour alimenter leurs installations soit la lumière du soleil (énergie photovoltaïque), le vent (éolienne), l’eau (énergie hydraulique)

Concernant la performance, aucune différence n’est à signaler entre un hébergeur “vert” et un hébergeur “classique”, seulement qu’il possède un impact environnemental très inférieur.  N’hésitez pas à interroger votre prestataire plateforme pour savoir qui est son hébergeur et s’ il est responsable.

7. CONCEVOIR UN PLAN DE COMMUNICATION ÉCO-CONÇU

La communication numérique (site Internet, publicités digitales, e-mailing, réseaux sociaux…) est désormais indispensable afin d’atteindre une certaine visibilité et réputation. Mais cette dématérialisation de la communication n’est pas sans conséquence. Pour promouvoir en responsabilité, il est parfois nécessaire de faire des concessions pour ne garder que les choix pertinents, justifiant les actions et leurs impacts, dans son plan de communication. Cela passe par limiter les outils et les moyens pour seulement informer et engager son public.

Vous souhaitez envoyer des invitations papier pour votre événement présentiel ou même virtuel ? Optez pour une solution éco-responsable comme le Papier Ensemencé. C’est un support de communication 100 % biodégradable, conçu avec des graines à l’intérieur. Une fois lu, il peut être planté et fleurir. On adore l’idée !

8. INFORMER POUR SUSCITER DES INITIATIVES

C’est le lieu, l’agence, les fournisseurs, les prestataires, les intervenants et même les participants qui doivent être informés des engagements RSE et des actions concrètes mises en œuvre. Pourquoi ? Chacun dans son métier, son expertise ou son rôle va pouvoir contribuer en coopérant et en sensibilisant les autres.

9. ÉVALUER SON EMPREINTE CARBONE

Connaître son empreinte carbone est indispensable pour entrer dans une démarche d’amélioration continue. On vous recommande de mesurer l’empreinte carbone de votre site internet ou de votre page web. Website Carbon Calculator est un outil gratuit qui réalise des estimations d’émission de CO2 sur plusieurs indicateurs : 

• les émissions de CO2 par page consultée et ce que cela représente sur un an (avec des illustrations) ;
• la consommation énergétique annuelle ;
• le type d’énergie utilisée par les serveurs d’hébergement (sources renouvelables ou non).

10. COMPENSER LES ÉMISSIONS CARBONE INCOMPRESSIBLES

Si vous avez éco-conçu votre événement, vous avez déjà réduit drastiquement réduit votre impact carbone. Malgré tout, vous pouvez aller plus loin et viser la neutralité carbone en compensant vos émissions restantes. Pour cela, il faut commencer par identifier chaque étape de production de l’événement et mesurer leurs émissions respectives. Une fois que c’est fait, il convient de s’interroger pour réduire celles compressibles et compenser les restantes. Pour cela, vous pouvez vous tourner par exemple vers la Fondation Good Planet qui propose un calculateur pour évaluer votre impact et propose des projets précis auxquels vous pouvez participer.

Comme vous l’aurez compris, le digital consomme de l’énergie et donc produire un événement virtuel n’est pas anodin. Tant dans la production des matériels connectés que dans leur usage. Le défi réside à réduire son impact environnemental, penser à la trace que l’on laisse après une événement digital et à adopter des comportements plus responsables à l’avenir. Aujourd’hui Internet consomme 10 % de l’électricité mondiale. C’est 416,2 TWh d’électricité par an, soit plus que tout le Royaume-Uni. À savoir : si les choses ne bougent pas, en 2025, le numérique polluera autant que le trafic automobile mondial !