Savez-vous quelle est l’une des clés de réussite d’un événement virtuel ? Bien choisir le lieu de son tournage !
Alors, Comeeti a décidé de vous aider à trouver le lieu de tournage idéal pour votre événement digital. Pour cela, voici une check-list des critères de sélection du lieu de tournage parfait. Véritable outil pour vos événements hybrides ou événement 100% digital, le studio vidéo est à choisir en ayant toutes les cartes en mains.
Quels sont les critères pour choisir son lieu de tournage ?
1- L’EMPLACEMENT
L’emplacement est un critère important dans le choix du lieu de tournage. Ayez en tête que plus vous vous éloignez de Paris, plus vous pourrez prétendre à un grand espace de tournage. Et ce, pour une enveloppe moins onéreuse. Mais cela peut compliquer la logistique pour faire venir vos intervenants…
2- LA SUPERFICIE
Quand vous choisissez un lieu de tournage, il faut que vous sachiez si vous aurez besoin d’un seul ou de plusieurs espaces de prise de parole. En effet, cela varie selon si vous avez ou non plusieurs speakers qui devront intervenir durant l’événement en simultanée. Il faudra donc adapter la superficie de tournage. Peut-être auront-ils besoin d’une loge, afin de se préparer ou de se reposer. Il faut donc se renseigner si dans le lieu de tournage, une ou plusieurs loges sont disponibles. C’est important de connaître la superficie dont vous aurez besoin. En effet, cela permettra d’être en mesure de savoir si vous pourrez y installer tout le matériel streaming nécessaire à votre événement virtuel. Cette question d’espace devient primordiale dans le cadre d’un événement hybride. Parce que durant celui-ci, vous aurez besoin d’accueillir également du public dans l’espace de tournage du live !
3- LA TECHNIQUE ET LA TECHNOLOGIE
Vous souhaitez que votre événement virtuel profite des meilleures technologies et d’une expertise technique au niveau ? Alors, il faut choisir votre lieu de tournage en fonction. Par exemple, ce sera le cas si vous souhaitez faire du streaming, de la réalité virtuelle avec un studio XR. Ou encore, bénéficier de caméras automatisées, de cadreurs, d’une connexion internet haut débit, etc. Il faut que vous sachiez également si vous souhaitez faire intervenir des personnes à distance pour travailler sur votre événement. De plus, selon si vous souhaitez diffuser votre événement en Live ou en différé, la technologie requise ne sera pas la même. Allez-vous faire des duplex (IRL ou URL) ? D’ailleurs, si votre événement est en Live, pensez à demander si le résultat du live peut vous être transmis en vidéo HD.
Les équipements de tournage
Il faut aussi bien vous renseigner sur l’équipement du lieu de tournage, tant en termes de lumière, de son, de vidéo, ou de scène par exemple. Si vous avez besoin de caméras, combien vous en faut-il ? Pensez à vous renseigner s’il est possible d’en rajouter au besoin. Si vous avez besoin de plusieurs écrans, renseignez-vous sur le mode de gestion des multi-écrans par exemple.
S’il y a plusieurs speakers à votre événement virtuel, il est important de savoir combien de personnes devront être équipées d’un micro en même temps. Et ce, pour que le lieu de tournage bénéficie de la quantité adéquate. Enfin, il est important de s’assurer que tout le matériel puisse fonctionner correctement et rapidement. Il est donc essentiel de vérifier la qualité de connexion internet du lieu. Et demander quel est le débit garanti de la connexion…
4- LES MOYENS HUMAINS ET L’ACCOMPAGNEMENT
Un des critères à prendre en compte c’est également les moyens humains et l’accompagnement qui seront mis à disposition sur le lieu de tournage. Il est important de vous renseigner si l’équipe technique est comprise avec la location du lieu de tournage. Si vous souhaitez un accompagnement technique pour votre tournage, il faut demander comment et à quel niveau vous serez accompagné techniquement sur le lieu ? Ils sauront vous dire si un directeur technique vous sera dédié. Si ce n’est pas le cas, il faudra peut-être en prévoir un. Peut-être aurez-vous besoin d’autres prestations, comme une maquilleuse, une coiffeuse, un traiteur, etc. Renseignez-vous donc sur le personnel extra qui peut être mis à disposition sur place. Enfin, une dernière chose est à faire en cette période de pandémie. C’est de se renseigner sur le protocole sanitaire en vigueur dans le studio.
5- L’HYBRIDATION
Par hybridation, on entend le fait que votre lieu de tournage comprend un ou plusieurs espaces pouvant accueillir du public dans le cas d’un événement hybride. Dans ce cas, il faut se renseigner sur la capacité d’accueil de votre plateau de tournage. Et combien de public serez-vous susceptible de prévoir sur votre événement hybride ?
6- LA SCÉNOGRAPHIE
Le dernier critère à prendre en compte dans votre recherche de lieu pour votre tournage événementiel c’est la scénographie de votre événement. Une fois votre décor imaginé, il faudra penser à tout ce qu’il requiert. Renseignez-vous si le lieu de tournage repéré possède une ou plusieurs configurations possibles. Enfin, si vous comptez mettre en scène tout ou partie de votre événement, il faudra penser à vous orienter vers un plateau de tournage. Sachez qu’il existe plusieurs types de studios digitaux :
- Le studio classique
- Le studio de réalité virtuelle à fond vert
- Le studio de réalité augmentée ou étendue (studio XR)
- Le studio plus chaleureux, cosy avec très peu d’écrans d’habillage
- Le studio techno avec des murs LED
- Le plateau vide pour accueillir une scénographie sur mesure
Pourquoi louer un studio digital plutôt que tourner dans vos locaux ?
En choisissant un studio digital externe, vous optimiserez votre temps et donc de l’argent ! En effet, vous n’aurez pas à vous préoccuper de l’équipement si vous faites appel à un studio de tournage professionnel. Alors qu’en choisissant de tourner votre événement virtuel dans vos locaux, vous allez devoir louer du matériel technique et de la décoration. Et malheureusement, vous perdrez du temps dans son installation. Mieux vaut économiser ce temps, pour faire des répétitions dans un studio digital par exemple.
De plus, avec un studio équipé vous n’aurez qu’à venir sur la journée. Là où sur un événement physique, vous deviez prévoir un montage la veille de l’événement. Aussi, point rassurant ; le studio possède déjà sa ligne internet dédiée qui a été conçue spécifiquement pour les tournages. Attention à ce point de vigilance dans vos locaux qui nécessite d’intégrer votre DSI (Service informatique). Vous devrez valider avec eux qu’une ligne fibre au débit garanti sera dédié à votre tournage. Et que le réseau sera ouvert pour faire le streaming.
À propos de l’association Freelances de l’Événementiel
Pour information, l’association Freelances de l’Événementiel (FDLE) a lancé une catalogue libre d’accès – véritable mine d’or – qui dresse un panorama de tous les studios existants. Leur base de données regroupe plus de 100 références de studio digital réparties sur toute la France. Pour que votre recherche soit efficace, ils ont tout prévu : localisation du studio, surface du plateau TV, spécificités, etc. Leur base de données de studios est évolutive, puisque les propriétaires de studios virtuels peuvent à tout moment remplir un formulaire afin d’être référencés. Véritable travail collaboratif, cette plateforme de référencement de studio de tournage est complètement gratuite. Aucun accord commercial n’a été conclu entre la FDLE et les studios référencés. L’association Freelances de l’Événementiel contribue ainsi à soutenir et enrichir le secteur de l’événementiel virtuel avec tous les acteurs qui gravitent autour.
