Si jusqu’alors, seuls les salons étaient des événements générateurs de data, aujourd’hui avec l’essor du digital, tout événement produit des données liées aux participants en plus ou moins grande quantité. En tant qu’organisateurs d’événements professionnels, l’analyse de ces data entre donc désormais dans votre champ d’action.
Pourquoi s’intéresser à ces données ? Comment gérer ce volume d’information pour en tirer partie ? Que doit-on regarder en priorité ? Voici une guide pratique qui devrait vous aider à mieux comprendre la data événementielle pour vos prochaines conférences ou conventions !
Pourquoi faut-il désormais s’intéresser aux data de vos événements ?
À travers le site d’inscription à l’événement, puis grâce à la plateforme ou l’application mise à disposition des participants, vous allez pouvoir collecter de nombreuses informations sur votre audience. Mais l’intérêt n’est pas le volume de données mais bien leur intérêt ! Et c’est ce point qui va faire toute la différence.
Ne vous posez pas la question de “quelles données vais-je pouvoir collecter ?” mais plutôt :
- quels sont les indicateurs de succès de mon événement ?
- quelles sont les questions auxquelles j’aimerai avoir des réponses ?
C’est ainsi que vous obtiendrez une data qualitative et qui aura un intérêt pour vous. En effet, grâce à l’interactivité (quiz, votes, séances de questions/réponses) vous allez pouvoir sonder vos participants et mieux comprendre les attentes, leurs envies et leurs réactions.
Ainsi vous pourrez profiter de votre événement pour faire “tester” et ainsi “valider” certains projets, idées ou stratégies. On est parfois surpris du retour de sa cible que l’on pense pourtant parfaitement connaître. C’est d’autant plus important sur une cible de collaborateurs que l’on peut faire réagir sur des plans commerciaux ou RH.
La data permet d’avoir une analyse très fine et ainsi différencier des réponses par régions, par équipes… Mais pour cela, il faut bien avoir, en amont, dissocié les populations ! D’où l’importance de s’interroger sur les data avant l’événement et pas seulement a posteriori !
Enfin, d’un point de vue commercial, l’analyse du parcours participant lors de l’événement peut être un véritable atout car on peut comprendre ses centres d’intérêt en regardant par exemple les ateliers auxquels il a participé. Et si il a posé des questions sur un sujet précis, il sera possible de le recontacter pour en discuter pour spécifiquement avec lui…
Les données bien récoltées et analysées à la lumière des questions que vous vous posez en amont vous aideront à améliorer vos événements suivants. Le simple questionnaire de satisfaction n’est plus représentatif car très superficiel et déclaratif. Lors d’un événement virtuel, si l’on s’aperçoit que l’on a un fort taux de décrochage lors d’une partie spécifique de la plénière, on peut se poser des questions sur l’intérêt du sujet traité à ce moment là… et ce genre d’informations ne ressortent pas sur un questionnaire de satisfaction.
L’importance de définir ses KPIS / ses facteurs clés de succès pour évaluer son ROI
Dans un contexte de tension économique, la question de la performance des événements et de leur ROI – retour sur investissement – devient centrale. La data va ainsi venir soutenir cette quête de résultat grâce à l’identification de KPI en amont de l’événement.
Les KPI ou indicateurs clés de performance de l’événement sont indispensables pour mesurer l’efficacité et la réussite d’un webinar, d’une convention ou d’une conférence selon des objectifs fixés au préalable. Il existe une multitude d’indicateurs événementiels mais sachez que tous ne sont pas pertinents.
On va pouvoir récolter 3 types de data lors d’un événement :
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- les data opérationnelles : ce sont les données les plus classiques qui vont venir quantifier de manière objective la participation. Il s’agit du nombre d’inscrits, des personnes présentes, du taux de no show etc…
- les data fonctionnelles et transactionnelles : il s’agit d’aller plus loin et d’analyser le parcours et les réactions de chaque participant : participation à des ateliers, réponses à l’interactivité, interventions dans le tchat, visite d’un espace virtuel, précommande
- les data émotionnelles : sur les événements virtuels, ça peut être via l’utilisation des réactions en direct où les participants peuvent liker et applaudir en live. À ce jour, on va pouvoir étudier des volumes de réactions positives sur différents temps de l’événement pour identifier les pics d’intérêt. En effet, il n’existe pas encore d’emojis négatifs proposés… ce qui serait un indicateur intéressant même si parfois difficile à accepter par l’organisateur et sa direction !
Les data émotionnelles seront d’autant plus nombreuses lors d’événements dans le métavers où il sera capable d’analyser la création d’avatar, les interactions entre participants, les déplacements effectués, les points d’intérêts particuliers…
Pour découvrir en détail, la liste des KPIs que vous pouvez suivre pour vos événements virtuels et hybrides, n’hésitez pas à consulter notre articles sur le TOP 10 des KPIs à suivre.
Comment mettre en place une stratégie d’analyse de data pour son événement ?
Contrairement aux idées reçues, s’intéresser aux data d’un événement a posteriori, c’est déjà trop tard ! Pour avoir une stratégie d’analyse de data événementielles efficace et pertinente, il faut procéder par étapes.
Etape 1 – Définir ses objectifs et associer les KPIs correspondants
Comme indiqué au début de cet article, il faut savoir ce que l’on souhaite obtenir comme réponses pour poser les bonnes questions ! Il est donc primordial de prendre le temps de rédiger un brief data en amont de l’événement.
Ce brief sera l’occasion de vous interroger pour apporter des réponses aux questions suivantes :
- quels éléments vont me permettre de dire que cet événement est un succès ?
Ça peut être le taux d’inscription ou de participation, un nombre de leads qualifiés, un nombre de rendez-vous pris, un volume de ventes…On associera alors à la réponse attendue des données à récolter.
- quelles informations vont me permettre de mieux comprendre mon participant et d’engager des actions post-événement ?
Il s’agit de data fonctionnelles ou émotionnelles qui vont aider à proposer des parcours de vente personnalisés ou un accompagnement spécifique des collaborateurs.
- est-ce que j’aimerai profiter de cet événement pour obtenir un feedback de mes participants pour des sujets clés ?
Nouveau packaging, nouvelle stratégie, nouveaux messages, l’événement peut être l’occasion de tester et d’obtenir un feedback franc et direct. Ce serait dommage de s’en priver !
Etape 2 – Rédiger un cahier des charges pour les prestataires digitaux
Maintenant que l’on sait précisément les informations que l’on souhaite collecter, il va falloir s’assurer de bien les récupérer à l’issue de l’événement. Votre prestataire de site internet ou de plateforme événementiel va ainsi avoir son rôle à jouer en vérifiant que l’ensemble des données que vous avez identifiées seront bien exportables en post-événement.
Si ce n’est pas le cas, cette réunion de préparation prévue en amont de l’événement permettra au prestataire d’anticiper et de mettre en œuvre un tableau de bord de suivi des données événementielles. S’en préoccuper le jour J en demandant à voir en temps réel le nombre de présents, c’est très compliqué si ça n’a pas été prévu car les équipes sont souvent concentrées sur le live le jour J !
Etape 3 – Récolter toutes les datas événementielles et les analyser
Une fois l’événement fini, le prestataire digital sera en mesure d’exporter l’ensemble des données réunies. En fonction de l’organisation que vous aurez défini en amont, soit le prestataire se chargera de consolider les résultats de vous présenter un reporting détaillé selon votre cahier des charges initial (temps passé supplémentaire à prévoir), soit le traitement de cette data se fera par l’agence ou en interne.
En effet, chaque entreprise ayant ses propres souhaits et méthodes d’analyse de data, les prestataires de plateforme préfèrent fournir une data brute qu’il faudra exploiter. Pour cette étape d’analyse, pensez à prévoir du temps pour préparer et consolider ce reporting. Soyez vigilant et ne promettez pas ce retour au lendemain de l’événement ! Si vous avez rédigé un cahier des charges initial qui associe vos questions à des KPIs spécifiques, vous ne devriez pas avoir de mal à trouver les réponses attendues dans les données récoltées !
Bien que parfois rébarbatives, cette analyse de données est une vrai mine d’or pour améliorer la qualité de ses événements en partant des ressentis et retours participants (sujets préférés, formats appréciés…) mais aussi pour rendre les événements plus performants en améliorant leur ROI.
Pour aller plus loin…
