Quand arrive le moment de choisir le format de l’événement, on arrive régulièrement à cette situation. Qu’importe le type d’événement d’ailleurs ! Conférences, séminaires, congrès, soirées, salons, expos, formations et autres. « Partons sur 3 propositions : 1 présentielle, 1 virtuelle et 1 hybride. » On vous comprend… ce n’est pas simple de faire un choix. Mais c’est nécessaire. Imaginer 3 scénarios occasionne bien du travail supplémentaire et n’est pas gage de réussite !
Un événement hybride, un événement virtuel ou un événement en présentiel… Chaque événement est différent. Et de ce fait répond à des objectifs et des contraintes spécifiques. Ce n’est pas juste du « copier / coller » avec quelques changements de paramètres. C’est pourquoi, nous souhaitons vous éviter d’être dans le flou quant à l’organisation de votre événement. Et vous éviter au passage quelques heures sup’ … On a donc décidé de vous guider dans le choix du bon scénario événementiel.
Cet article a pour objectif d’identifier le scénario d’événement idéal qui servira vos messages parfaitement. Et ce, sans faire travailler vos équipes sur des scénarios d’événements inadaptés.
Événement hybride, événement virtuel ou événement présentiel : Pourquoi choisir ?
Maîtriser ces nouveaux formats événementiels, c’est aussi être capable de les choisir à bon escient. Alors, comment déterminer si mon événement doit-être un événement hybride, un événement digital ou un événement présentiel ? Chacun de ces formats d’événement a ses subtilités. C’est pourquoi voici quelques clés pour les comprendre.
POURQUOI CHOISIR UN ÉVÉNEMENT HYBRIDE ?
Lors d’un événement hybride, vous laissez le choix aux invités de se déplacer ou non ; participants sur site, speakers sur site mais aussi participants à distance. Vous pouvez également prévoir de faire interagir entre eux plusieurs sites d’événements accueillant du public. Ils peuvent donc échanger ensemble à distance. En résumé, un événement hybride est un format d’événement où les participants peuvent « consommer » votre contenu, échanger voir même se rencontrer en direct et à distance en même temps.
Si cette définition représente la base d’un format hybride, n’oubliez pas qu’il ne tient qu’à vous d’imaginer la dynamique qui convient le mieux à vos objectifs et à vos messages. Le choix des participants présents à distance ou en présentiel, peut être le vôtre. On le voit fréquemment désormais ! Une expérience ultra VIP pour une cible réduite en présentiel et un partage des messages au plus grand nombre grâce à la diffusion digitale. C’est le choix qui a été fait pour la convention Thermomix – Kobolt qui est un très bon exemple d’hybride réussi !
Le timing reste aussi aménageable. Vous pouvez prévoir les 2 expériences en parallèle mais également en décaler ! Pour les salons, il est possible d’imaginer un salon en présentiel sur 2 jours et une journée supplémentaire en distanciel pour des rendez-vous digitaux.
POURQUOI CHOISIR UN ÉVÉNEMENT DIGITAL ?
Dans l’événementiel digital ou événementiel virtuel, tous les participants sont à distance. Chacun est seul devant son écran, qu’il soit chez lui, au bureau ou dans un café. Néanmoins, les speakers peuvent être en partie à distance ou regroupés dans un studio. Ce format étant assez flexible en terme de logistique peut permettre de créer des événements récurrents à l’image des webinar et assure ainsi une certaine continuité dans l’échange avec votre communauté.
POURQUOI CHOISIR UN ÉVÉNEMENT PRÉSENTIEL ?
Dans l’événementiel en présentiel, tout le monde est réuni dans un même endroit ; participants et speakers peuvent échanger physiquement dans un même lieu. Quelques fois, certains intervenants peuvent être amenés à intervenir à distance donc en duplex par l’intermédiaire d’une visio-conférence.
Vous avez en tête les trois formats d’événements possibles. Maintenant, il vous faut les clés pour choisir le format idéal pour votre événement. Voici donc notre guide.
Comment bien choisir son format d’événement ?
Pour vous aider à positionner votre événement, nous vous avons concocté une trame de réflexion. Elle devrait vous aider à faire votre choix entre un événement hybride, un événement virtuel ou un événement en présentiel.
JE CHOISIS UN ÉVÉNEMENT HYBRIDE PARCE QUE…
Le format hybride est idéal si vous souhaitez faire un événement d’ampleur, qui soit pérenne dans le temps. En effet, en choisissant d’organiser un événement hybride vous investissez dans des expériences distinctes pour votre audience, du contenu à valeur ajoutée et du networking. C’est ce que recherchent d’ailleurs les participants aujourd’hui.
Cette solution de l’événementiel hybride est à envisager si vous souhaitez augmenter davantage l’audience de votre événement. Vous parvenez ainsi à allier les points forts des événements virtuels et présentiels. D’un côté vous pouvez développer votre cible avec un public qui peut accéder à votre contenu sans limite de temps et de lieu grâce au digital et vous offrez également une expérience plus humaine, plus tournée vers le relationnel avec vos invités en présentiel. C’est aussi le format le plus inclusif pour votre audience. Vous permettez à chacun d’accéder au contenu de la manière qu’il souhaite, quelque soit ses contraintes de temps, de déplacement et de budget.
L’hybride a donc beaucoup de qualités mais attention tout de même à l’impact budgétaire de ce nouveau format événementiel !
JE CHOISIS UN ÉVÉNEMENT VIRTUEL PARCE QUE…
Le format digital est idéal si vous souhaitez faire un événement efficace à moindres frais. Un événement 100% virtuel peut être envisagé, car très pratique en termes de moyens, d’organisation et de communication. Vous vous assurez de toucher une cible large, de diffuser votre contenu de manière pérenne sans pour autant intégrer un volet de logistique d’accueil souvent lourd et coûteux.
L’événement virtuel ne sera cependant pas adapté si vos objectifs touchent à l’aspect humain de la rencontre, de l’échange, de l’expérience. Les formats de team building se digitalisent mais n’arrivent pas à égaler la force du contact humain en présentiel. Un point important malgré tout : le tchat est un outil puissant et souvent sous estimé pour créer du lien avec vos participants. Il est l’impression en live de la présence de votre audience. Ne le négligez pas !
JE CHOISIS UN ÉVÉNEMENT PRÉSENTIEL PARCE QUE…
Le format présentiel est idéal si vous souhaitez faire un événement où le lien humain est central. Un événement 100% physique permet d’apporter les rencontres et le netwoking qui sont très souvent attendues. Les participants peuvent échanger en toute proximité. Ce format est très apprécié dans la cadre d’événements de taille réduite et moyenne. Pour une cible interne, le présentiel est sans aucun doute un format à considérer pour maintenir et entretenir l’esprit d’équipe ! De plus, rien ne vous empêche d’y associer une offre numérique ou multi-hub pour ceux qui ne pourront pas y participer.
Si vous souhaitez aller plus loin dans la réflexion, on vous recommande de tester l’outil d’aide à la décision JHYBRIDEOUPAS.fr développé par SpotMe. Il vous aide à faire le bon choix entre un événement présentiel, un événement virtuel ou un événement hybride. Alors, n’hésitez pas à le tester !
L’événement hybride va-t-il devenir incontournable ?
Vous l’aurez compris, choisir le bon format d’événement est essentiel si vous souhaitez générer un vrai engagement de la part de vos participants. Bien sûr les événements hybrides ont le vent en poupe car ils répondent à une multitude d’objectifs. Néanmoins, rien ne sert d’organiser un événement hybride si cela n’est pas aligné avec vos objectifs. Il faut parfois s’orienter plutôt vers une version virtuelle qui répondra mieux aux attentes de votre cible que de vouloir forcément rajouter une couche de présentiel…
Sachez que les événements en présentiel tels que nous les avons tous connus vont avoir tendance à s’adjoindre une dimension digitale de plus en plus présente. Notamment en ce qui concerne la captation des contenus et des replays. Mais votre intérêt sera désormais de capitaliser sur ces contenus de manière pérenne dans vos stratégies marketing, stratégie de communication événementielle et communication digitale / réseaux sociaux. Ce n’est pas pour autant qu’on pourra parler d’événement hybride à proprement parler. En effet, diffuser une page de stream de son événement physique n’en fait pas un réel événement hybride…
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