Quand on sait que tous les deux ans, la société VORWERK a l’habitude de réunir ses meilleurs vendeurs autour de leurs marques phares pour une convention placée sous le signe de l’émotion (remerciements, célébration, retrouvailles…), chez Comeeti, on a souhaité en savoir plus sur la version hybride de l’édition 2021.
Comment atteindre un impact émotionnel fort pour les invités en présentiel et à distance ? Nous avons été à la rencontre de Mathilde Croix, directrice de clientèle chez EXTREME EVENT qui a piloté ce projet.
Incertitude, flexibilité, agilité… Ces derniers mois, organiser un événement, c’est faire face à de nombreux rebondissements. Comment cela s’est passé pour cet événement pour VORWERK ?
Il a effectivement fallu accompagner le client afin de faire face tous ensemble à des nombreux changements et s’adapter. Le projet était prévu en 2020 donc les conditions sanitaires ont d’abord occasionné un report sur 2021. En développant une version hybride du projet, nous étions ainsi parés à toutes les éventualités. Mais il a tout de même fallu attendre début juillet pour valider définitivement la version présentielle. En sachant que cet événement a réuni 500 personnes venant de toute la France, à Cannes le 26 Août dernier, ce ne fut pas une mince affaire !
Vous avez opté pour un format hybride en y voyant une belle opportunité pour votre client qui ne faisait que du présentiel en temps normal. Pour quelles raisons ?
Les objectifs principaux de cet événement sont clairement les relations humaines et le lien émotionnel avec la marque. Le digital ne s’était donc pas imposé par lui-même. Malgré tout, transformer cette convention en événement hybride nous a semblé une évidence pour permettre de partager plus largement les messages de la marque et le show créé pour l’occasion. En temps normal, VORWERK réunissait ses meilleurs conseillers, les responsables régionaux et les équipes du siège pour un véritable show (présentateur télé, artiste de renom…) soit environ 1800 personnes privilégiées. Seulement cela signifiait également que les 11 000 autres membres de la force de vente n’avaient pas accès à la feuille de retour et aux messages clés de l’entreprise. Notre proposition a été de permettre à tous d’avoir accès au contenu stratégique qui les concerne en premier lieu. C’est tout le principe de cet événement hybride qui a ainsi permis d’accueillir 500 personnes de manière privilégiée en présentiel et plus de 6500 personnes connectées à distance.
Mais pour cela, il a fallu penser une expérience sur-mesure pour retrouver le lien et créer de l’émotion même à distance.
Quelle expérience avez-vous proposé à vos 2 publics ?
Tout d’abord, nous avons mené une réflexion de fond pour mieux comprendre les participants. Quelles étaient leurs attentes, leurs envies, leurs besoins… Nous avons été à leur rencontre dans le cadre de réunions régionales pour être en immersion à leurs côtés. Notre objectif était de concevoir une ligne éditoriale adaptée à la population.
Ensuite nous avons apporté une attention particulière au rythme de l’événement en lui-même. Le vécu entre présentiel et virtuel est totalement différent. Il a ainsi fallu réfléchir à l’expérience de chaque population.
Nous avons donc créé un temps commun pour l’ensemble des invités qui était la convention qui s’est déroulée au Palais des Festivals de Cannes. 2h30 de convention mêlant contenu stratégique et show artistiques. Nous voulions donner du rythme avec des enchaînements de séquences variées alliant musique avec un groupe en live, humour grâce aux interventions de Christelle Cholet, et des instants magiques avec les French Twins. Nous avons également travaillé un fil rouge artistique pour intégrer chaque gagnant du palmarès sur scène à travers des tableaux chorégraphiés. Le challenge était de maintenir l’intérêt du public à distance qui suivait le show depuis la plateforme événementielle développée pour l’occasion.
Pour eux, nous avions d’ailleurs une animatrice dédiée présente sur scène qui était l’ambassadrice des invités à distance et qui remontait régulièrement leurs commentaires depuis le chat.
Côté logistique, comment s’est passée la gestion des contraintes sanitaires actuelles?
Contre toute attente, la logistique a été très fluide tout en respectant scrupuleusement les contraintes sanitaires et le plan vigi-pirate toujours actif. Notre référent Covid a mis en place un protocole sanitaire qui a permis d’assurer le respect des gestes barrière et le contrôle des pass sanitaires pour tout le monde soit 500 invités mais aussi 150 personnes du staff. C’est un paramètre d’organisation supplémentaire à prendre en compte mais finalement, il ne faut pas le considérer comme un frein à l’organisation d’événements présentiels.
A l’heure du bilan, quels ont été les retours du public et de VORWERK sur cette première expérience hybride ?
Il y a eu un véritable engouement des participants avec des retours très positifs aussi bien des invités en présentiel que du public en distanciel. La satisfaction globale est à un niveau égal voire supérieur aux éditions passées grâce à l’intégration d’un public qui n’avait jusqu’alors pas accès à cet événement. Enfin d’un point de vue budgétaire, malgré l’ajout des coûts liés au digital (captation, streaming, plateforme…), la réduction des coûts logistiques a tout de même permis de faire une économie sur le budget global.
L’AVIS DE COMEETI
Cet événement est un très bon exemple d’hybridation réussie grâce à la prise en compte des avantages incontestables du digital. Le fait d’intégrer une nouvelle audience à son événement est une opportunité non négligeable dans l’attente des objectifs de l’événement : transmission des messages clés, adhésion à la marque, développement et animation des communautés… La clé des événements hybrides réside dans la promesse claire que vous faites à vos audiences à travers l’expérience spécifique que vous leur proposez. Içi les meilleurs conseillers ont profité d’un traitement privilégié en assistant au show en live mais aussi en profitant de tous les « à-côtés » comme la montée des marches, le dîner festif etc… Et les participants à distance ont pu voir le show auquel ils n’étaient pas conviés les autres années. Une promesse claire, des expériences adaptées pour un événement réussi ! Bravo à l’agence EXTREME EVENT pour ce beau projet.
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