La réalisation d’événements en présentiel est maintenant possible mais la crise sanitaire n’est pas totalement finie pour autant. Cela contraint les organisateurs à mettre en place un protocole sanitaire propre à chaque événement pour la sécurité sanitaire de tous. Ce protocole sanitaire est complexe et doit être supervisé par un personnel formé : le Référent Covid.
Gabriel de Montrichard, directeur de production freelance et formé au poste de référent Covid, a accepté de nous faire part de son expérience sur le terrain et de ses recommandations. A son actif : le déploiement de dispositifs sanitaires pour des théâtres et des salles de spectacles associatifs et le rôle de référent covid événementiel pour du corporate (assemblées générales, formations, séminaires) et du grand public (le Crussol Festival avec 5 000 festivaliers).
Quelles sont ses missions d’un Référent Covid sur un événement ?
Un référent Covid sert à mettre en place un protocole sanitaire et des actions préventives afin d’assurer une sécurité sanitaire optimale pendant l’événement. Ses missions se découpent en 3 parties : avant, pendant et après l’événement.
Avant l’événement, il doit :
- Formaliser un Plan de Prévention Sanitaire (ou Protocole Sanitaire) avec les référents Covid des autres prestataires impliqués sur l’événement (lieu, traiteur, technique, personnel d’accueil et de sécurité…)
- Assurer la diffusion du Plan de Prévention Sanitaire à toutes les parties prenantes : équipes d’organisation, lieu, prestataires mais aussi au public présent.
- Superviser la mise en place de la signalétique obligatoire (rappel des consignes sanitaires, jauge d’accueil maximal de l’établissement ou du hall d’exposition).
- Mettre à disposition des EPI (masques, visières…) et du matériel et fournitures comme des barrières, des poteaux guide de foule, du gel hydroalcoolique etc.
Pendant l’événement, il doit :
- Veiller à l’application du Plan de Prévention Sanitaire avec un rôle d’animateur et de médiateur auprès du public, des prestataires et des parties prenantes.
Après l’événement, il doit :
- Dresser un bilan des actions menées grâce au retour d’expérience de chaque partie prenante afin d’améliorer le dispositif.
Référent Covid et nouvelles contraintes sanitaires, que doit-on faire ?
Tout d’abord, en tant qu’organisateur d’événements professionnels, vous êtes tenus de connaître les contraintes sanitaires en vigueur. Pour cela, nous vous invitons à consulter le protocole sanitaire pour les événements professionnels édité par le gouvernement en mai 2021. Autre source que nous vous recommandons : la réglementation nationale relative aux activités d’accueil du public et événements en date de Juillet 2021 éditée par l’UNIMEV. (sous réserve d’évolution des normes sanitaires après la publication de cet article – Septembre 2021)
Sachez que l’organisateur d’un événement, un employeur et/ou un responsable de site peuvent être tenus responsables juridiquement en cas de manquements avérés aux règles sanitaires décrétées par la Loi. Cette responsabilité juridique n’incombe pas au référent covid.
Concrètement, l’intervention d’un référent covid événementiel commence bien avant le jour de l’événement par la communication et les informations qui seront diffusées en amont. En communiquant de manière efficace vers les parties prenantes et le public, vous pouvez pallier au maximum à toutes les contraintes sanitaires. En tant qu’organisateurs, vous pouvez prévoir une campagne d’e-mailing, des notifications, des rappels par SMS… Tout est utile pour bien informer le public de toutes les règles sanitaires à respecter afin d’accéder à l’événement.
La pédagogie est de mise dans les explications. Elles doivent être claires et visuellement disponibles sur le site internet de l’événement par exemple et sur le lieu de l’événement le jour J. Il est nécessaire d’expliquer clairement :
- l’obligation d’être en conformité avec l’une des 3 conditions du pass sanitaire.
- l’obligation de présenter le QR-Code via l’application TousAntiCovid ou imprimé (non pas une attestation de dépistage ou de vaccination).
Le jour de l’événement, il faut être vigilant au respect de la distanciation dans les files d’attente. Un doublement des équipes d’accueil peut être nécessaire. Pensez également à prévoir une file de sortie pour toute personne étant dans l’incapacité de présenter un pass sanitaire valide ! La mise en place de la logistique d’accueil devra être établie en accord avec le référent covid et en adéquation avec le plan de prévention sanitaire de l’événement.
Gabriel de Montrichard recommande de bien “prévoir en complément des batteries externes à connecter aux smartphones des équipes d’accueil car l’application TAC Verif est très énergivore dû à l’utilisation du scan du QR Code par l’appareil photo.”
Pour finir, des oublis de pass sanitaires ou des tests obsolètes peuvent survenir. Pour éviter toute déception de la part du public qui s’est déplacé pour assister à l’événement, il est recommandé de mettre en place un dispositif de dépistage par test antigénique sur le lieu de l’événement avant l’accès aux desks d’accueil du public.
Sachez que ces tests doivent être réalisés par des personnels formés et habilités à les pratiquer : Infirmier.ère diplômé.e d’État ou aide-soignant.e libéral.e et conventionné.e afin de pouvoir enregistrer le test sur la SI-DEP (plateforme sécurisée où sont systématiquement enregistrés les résultats des laboratoires de tests Covid-19) et permettre au participant d’obtenir son QR Code.
Si ce dispositif de prélèvement est envisagé il est obligatoire de respecter les règles suivantes :
- Port des EPI (combinaison, masque, gants, charlotte) obligatoire pour le personnel de prélèvement.
- Respect des gestes barrières et la distanciation pour le public testé.
- Aménagement d’une zone d’attente des résultats des tests (15 min) et surtout une voie de sortie respectant la marche en avant pour toute personne testée positive.
Des prestataires spécialisés peuvent prendre en charge de l’installation d’un centre de dépistage mobile et fonctionnel pour aider au dépistage sur le lieu d’un événement. C’est le cas d’UMC – Unité Mobile Covid que recommande Gabriel de Montrichard après plusieurs collaborations réussies lors de ces missions de référent covid.
Qui peut être Référent Covid ?
La fonction de référent Covid n’est pas attribuée à un poste particulier dans une entreprise ou dans un organisme. En effet, aujourd’hui les textes ne fixent pas de règles de désignation du référent Covid. C’est-à-dire que tout type de collaborateur ou de freelance peut remplir cette fonction. Une seule condition subsiste, mais qui relève du bon sens : suivre un dispositif complet de formation et d’accompagnement pour faciliter les missions et apprendre à travailler avec le virus sur des événements en tous genres.
L’événement présentiel est désormais de retour et la mise en place des mesures sanitaires sont plus que jamais indispensables au maintien des rencontres telles que nous les apprécions. Les référents covid sont des conseils incontournables pour apprendre à produire des événements malgré le virus et à s’assurer que toutes les conditions soient réunies pour profiter pleinement de vos rencontres professionnelles.
