Si vous êtes ici, c’est sans nul doute que vous souhaitez organiser un événement virtuel dans votre calendrier. Oui, mais à quelle heure ? Vous êtes surement confrontés au problème du fuseau horaire des participants que vous ciblez dans le monde entier. Chez Comeeti, on nous a souvent posé cette problématique liée au décalage horaire à l’occasion de notre formation aux événements virtuels et hybrides. C’est pourquoi nous souhaitions vous enlever une épine du pied en y répondant. Alors, comment gérer les fuseaux horaires sur un événement virtuel ?
En effet, que les déplacements soient restreints par des contraintes sanitaires ou des considérations écologiques, il est toujours possible d’organiser des événements : des événements virtuels ou hybrides. Tout l’intérêt d’un événement digital est de pouvoir continuer à échanger et communiquer à travers le monde entier. Avec un événement digital, vous élargissez votre cible. Vous n’êtes plus limité en termes de zone géographique ni en termes de durée. Mais pour cela, il faut savoir choisir le bon fuseau horaire pour votre événement. Voici 4 options que vous pouvez envisager concernant le fuseau horaire de votre événement.
Option 1 : Définir un fuseau horaire central qui convient à la majorité des participants
AVANTAGE DU FUSEAU HORAIRE CENTRAL
Vous choisissez d’aligner votre événement sur un seul fuseau horaire. Ainsi, vous assurez une vraie continuité à votre programme. Les participants comme les speakers pourront organiser leur emploi du temps en fonction des horaires définis pour votre événement.
INCONVÉNIENT DU FUSEAU HORAIRE CENTRAL
Le risque en choisissant un seul fuseau horaire est de contenter plus certains participants que d’autres. Mais c’est comme dans la vie. On ne peut pas plaire à tout le monde ! Peut-être qu’une partie de votre audience sera défavorisée. Mais c’est à moindre mal…
NOTRE AVIS
Cette option est certainement la plus simple en termes d’organisation. En effet, une fois le fuseau horaire tranché, vous pouvez vous consacrer à d’autres problématiques autour. C’est aussi plus clair pour les participants. Ils n’auront pas à rechercher le fuseau horaire qui leur correspond.
Option 2 : Proposer plusieurs sessions par jour à des fuseaux horaires locaux variés
AVANTAGE DES MULTI SESSIONS
Pour cette option 2, nous vous proposons de multiplier les sessions pour votre événement. Et ce, afin de proposer plusieurs horaires locaux chaque jour. Ainsi, vous répartissez votre programme entre plusieurs fuseaux horaires. L’objectif est que ce ne soit pas tout le temps les mêmes participants qui pâtissent d’horaires matinaux. Ou à l’inverse, qui profitent d’horaires plus tardifs. La contrainte est donc partagée équitablement.
INCONVÉNIENT DES MULTI SESSIONS
L’inconvénient de proposer plusieurs sessions par jour est surtout pour les équipes organisatrices. Elles devront jongler entre des horaires parfois rapprochés. Et des redondances qui peuvent être fatigantes…
NOTRE AVIS
Même si cette deuxième option permet de traiter votre audience sur un même pied d’égalité, la gestion de votre événement devient tout de suite plus complexe. Cela vous demandera plus de temps, davantage de travail et beaucoup d’organisation. Il faut être prêt.
Option 3 : Mixer les deux premières options pour les différents formats
AVANTAGE DU MIX
L’enjeu de cette troisième option est de mêler les variétés de formats et d’expériences pour les participants. C’est d’ailleurs grâce au digital que cette multiplication des formats est possible. Cette option permet aux participants d’avoir le choix du format. Mais aussi du programme qu’ils souhaitent suivre et donc de l’horaire qui leur convient le mieux.
INCONVÉNIENT DU MIX
Les participants seront forcément satisfaits de cette organisation d’événement. Mais ce sera plus compliqué pour les intervenants. En effet, ils devront certainement assurer une présence et une disponibilité sur de longues journées !
NOTRE AVIS
Cette solution est à envisager si la gestion du temps est votre point fort. En effet, pour un événement digital réussi, il faut savoir gérer son emploi du temps d’une main de maître !
Option 4 : Concocter un programme qui mixe du différé et du live
AVANTAGE DU BI-PROGRAMME
Outre la question du fuseau horaire, mixer du contenu différé et du contenu Live permet d’alterner entre des interventions en direct de vos speakers, et des pitchs pré-enregistrés à l’avance. Cette solution est appréciable quand on ne veut pas être pris par le temps et laisser les problématiques liées aux participants de côté.
INCONVÉNIENT DU BI-PROGRAMME
Cette quatrième solution peut néanmoins occasionner quelques prises de tête quant à la planification de l’agenda.
NOTRE AVIS
Cette solution a l’avantage de contenter toutes les parties puisqu’on prend le meilleur de toutes les options possibles. Tout l’enjeu réside dans la finesse du travail d’éditorialisation. C’est-à-dire le choix et l’articulation des contenus, la complémentarité entre les Live et les Streaming, etc.
Pour conclure
Quelle que soit l’option choisie, chez Comeeti, nous vous recommandons quelques petites choses :
- D’abord, prévoyez vos temps de plénière sur les fuseaux horaires communs à tous afin de rassembler vos différents publics et créer ainsi un temps d’échange.
- Ensuite, laissez le choix aux participants des horaires quand il s’agit d’ateliers ou de conférences à la carte. Cela apportera davantage de flexibilité à votre agenda d’une part. Et de l’autre, cela vous permettra de vous adapter plus aisément aux contraintes horaires.
- Pensez à prévoir des replays. Et ce, afin de permettre aux participants intéressés dont il est arrivé un imprévu de visionner le programme qu’ils avaient choisi initialement. Car oui, malgré leur imprévu, ce sont de potentiels clients !
- Enfin, il est préférable d’anticiper vos sessions de questions / réponses en amont de votre événement. Et ce, pour être sûr d’impliquer tous vos participants, quel que soit leur fuseau horaire. Le jour J, vous perdrez aussi moins de temps dans la sélection des questions et dans le choix des réponses à fournir.
Nous espérons vivement que ces quelques recommandations vous permettront de choisir l’option la plus adaptée à votre événement virtuel. Et puis, n’hésitez pas à nous questionner sur le sujet afin d’échanger ensemble plus longuement !
