On vous a confié l’organisation d’un séminaire d’entreprise et vous ne savez pas par quoi commencer ? Ce rendez-vous entre collaborateurs qui semble simple au premier abord nécessite une vraie réflexion et une organisation particulière afin d’atteindre les objectifs fixés par la direction. Beaucoup de question se posent à vous et c’est bien légitime. Il va falloir choisir le programme, le lieu, les activités etc..
Afin d’éviter la plupart des écueils, voici nos conseils pour vous permettre de concevoir et d’organiser facilement et rapidement votre prochain séminaire d’entreprise.
1 – Définir clairement les objectifs de votre séminaire d’entreprise
Cette première étape est clé pour une bonne organisation de séminaire car connaître vos objectifs vous permettra de faire les bons choix.
Comme tout événement professionnel, le séminaire d’entreprise n’échappe pas à la règle.
Organiser un événement doit être une réponse logique à des objectifs stratégiques fixés en amont de son organisation. En fonction de l’entreprise, de la typologie des collaborateurs et de l’équipe impliquée, le but de chaque séminaire diffère. On ne peut donc pas concevoir le même séminaire d’entreprise pour tous ! L’événementiel se doit d’être sur-mesure.
Un séminaire d’entreprise pour informer, former ou réfléchir ensemble
Qu’il s’agisse de partager les bons résultats de votre semestre ou de mener un travail d’équipe autour d’une problématique d’entreprise, le programme de votre séminaire d’entreprise doit s’articuler autour de ces objectifs.
Dans ce cas, une part plus importante du temps sera consacrée aux réunions de travail ( plénières, réunions sous forme d’ateliers, brainstorming…)
Vous pourrez ainsi mettre en place des outils digitaux spécifiques pour impliquer vos collaborateurs et leur permettre de participer plus facilement aux échanges.
Un séminaire de motivation pour renforcer la cohésion
Le manager du service souhaite réunir ses collaborateurs autour d’un moment centré sur la convivialité et l’esprit d’équipe. Les objectifs de cette réunion sont donc plutôt de motiver, de favoriser les échanges et le partage. Dans ce cas, il faudra privilégier les activités de team building et les animations événementielles dans le programme de votre séminaire d’entreprise.
2 – Connaître parfaitement vos participants
Les séminaires d’entreprise sont des moments importants dans la vie d’une équipe. Il est donc primordiale que leur séminaire leur ressemble. Quel est le profil des participants ? qu’est-ce qu’ils aiment ? quelle est la dynamique du groupe ? comment se passe la communication entre eux ? existent-ils des tensions entre certaines personnes ?
Le manager doit vraiment vous éclairer sur les enjeux humains pour que vous puissiez apporter une réponse adaptée à travers ce séminaire d’entreprise et qu’il soit bénéfique.
3 – Identifier un budget pour faire les bons choix d’organisation de séminaire
Faire un séminaire de 3 jours dans le Sud de la France dans un hôtel de luxe, partager 2 jours de séminaire résidentiel au vert dans un hôtel de charme en Normandie ou prévoir une journée d’étude dans un des châteaux de région parisienne ne répond pas aux mêmes attentes et ne nécessite pas le même budget. Un séminaire résidentiel peut ainsi aller de 200 à 500€ en fonction de la ville, de la gamme de l’établissement etc…
Le fait de connaître les participants vous permettra de leur proposer le lieu idéal où ils se sentiront à l’aise. Un séminaire à Paris dans un palace est un positionnement particulier.
Il faut ainsi parvenir à accorder vos objectifs, vos envies et votre budget pour arriver à concevoir le séminaire qui vous ressemble.
4 – Choisir un lieu inspirant
Le lieu est une étape importante dans l’organisation de séminaires. Après avoir défini vos objectifs, le profil des participants et le budget, vous devez alors être en mesure d’orienter vos choix de lieux. Pour un séminaire de travail, les hôtels situés en pleine nature offrent un cadre de travail plus propice à la réflexion. Pour un séminaire de motivation, vous pouvez vous orienter vers des lieux événementiels plus citadins pour des soirées animées, des établissements vue mer ou des destinations exotiques.
Pensez à bien définir le nombre de salles de réunion dont vous aurez besoin avant de confirmer l’hôtel sélectionné.
5 – Définir un programme équilibré pour votre séminaire d’entreprise
On a souvent tendance à vouloir optimiser chaque minute d’un séminaire d’entreprise pour le rentabiliser. Attention à ne pas tomber dans l’excès avec des plages de travail trop importantes ou un séminaire 100% fun. Dans les 2 cas, cela peut être mal perçu par les collaborateurs et vous conduire à organiser un séminaire raté. En tant qu’organisateur du séminaire, il vous faudra ainsi définir un équilibre entre différents temps dédiés.
Le temps dédié aux réunions de travail
Tout d’abord, il faut commencer par définir l’ensemble des sujets à évoquer et la manière dont ils seront abordés – discours, ateliers, brainstorming… – pendant votre séminaire. A partir de là, vous pourrez alors bloquer un temps de travail effectif dans votre programme.
Le temps ludique et festif
Il s’agit de plages horaires prévues pour des activités centrées autour de la convivialité et les échanges. Cela inclut les activités de team building, les animations avant/pendant/après les repas, les animations de soirées etc… Les séminaires sont souvent l’occasion pour les équipes de se retrouver toutes réunies. Il est donc nécessaire de prévoir ces temps de respiration pour favoriser ces discussions informelles lors de pauses cafés gourmandes, d’apéritifs, de déjeuners, de dîners… et cela est à anticiper dès l’organisation du séminaire. Cet esprit convivial aura des retombées bénéfiques sur l’ambiance de l’équipe à long terme.
Le temps logistique
En fonction du lieu de votre séminaire, ce temps peut ne pas être négligeable et parfois représenter 2 demi-journées pour l’aller-retour. Surtout si vous réunissez une population répartie sur tout le territoire en un même lieu ! Il faut ainsi compter les temps de transport (train, avion, voiture) et les temps de transfert (bus, voiture vers les lieux de vie, de réunion ou de repas).
6 – Dynamiser les équipes grâce aux animations événementielles, un point clé dans l’organisation de séminaire
L’animation peut être présente à toutes les étapes de votre séminaire d’entreprise pour dynamiser aussi bien les sessions de travail que les échanges informels.
L’animation pour dynamiser les réunions de travail
Si vous optez pour un temps de réunion de travail plutôt long, il existe de nombreux outils ou pratiques pour rendre ces moments de travail plus participatifs et impliquants. Vous favoriserez ainsi la mémorisation des messages. Le digital est presque incontournable avec des logiciels en saas ou des webapp. Cela va de solutions simples pour créer de l’interactivité entre les collaborateurs et le management (questions/réponses, votes, brainstorming, nuage de mots) à des outils très complets permettant de gérer l’inscription, l’accueil sur site et de mettre à disposition une application sur-mesure pour votre projet. Plus d’informations sur les solutions digitales pour votre séminaire.
Les animations de soirées… et de journée !
Dans le cadre d’un séminaire d’entreprise, les animations sont un vecteur incontournable de convivialité et aide à marquer les esprits de vos collaborateurs. L’organisation de séminaire passe donc forcément par le fait de choisir les bonnes animations au bon moment pour les temps dédiés à la détente.
Les animations participatives et ludiques
Rassembler les collaborateurs autour de jeux est souvent une bonne idée pour développer la communication et les échanges. Pour une animation de début de soirée, vous pouvez privilégier des jeux participatifs de type casino des vins ou création de cocktails en équipe ou faire intervenir des artistes tels que des magiciens digitaux qui vont divertir vos participants. Si vos collaborateurs aiment la technologie, vous pourrez vous orienter vers des animations de réalité virtuelle collaboratives, des courses de drones, des combats de robots… Découvrez plus d’animations de soirées
Les animations photos
La photo peut également être une idée pour créer une émulation de groupe et a l’avantage de laisser des souvenirs de votre soirée d’entreprise. Cela peut être une borne photos à disposition avec des accessoires ludiques. Mais ils existent aussi de nouvelles solutions permettent de réaliser une fresque complète de vos collaborateurs. Trouvez des idées pour votre animation photos içi.
7 – Choisir un team building adapté pour bien fédérer
Bien choisir votre activité de team building
Le team building est souvent un moment très attendu. C’est donc un point important de vigilance dans l’organisation de séminaire d’entreprise. Aujourd’hui il existe un panel très large d’activités team building à disposition des entreprises pour challenger, divertir et développer la cohésion d’équipe. La grande tendance à la gamification apportée par le digital permet désormais de proposer des activités qui sortent des ordinaires olympiades. En fonction du lieu de votre séminaire, vous pouvez opter pour une activité en extérieur (dans le parc du château, dans les rues de la ville à visiter, dans la forêt la plus proche…) ou utiliser une salle de réunion de votre hôtel pour un jeu d’intérieur.
Désormais les activités sportives ne sont plus en vogue, vous pourrez ainsi opter pour des jeux de réflexion à pratiquer en équipe du type escape game, murder party, chasse au trésor ou un rallye pédestre. Les activités créatives et artistiques fonctionnent également très bien avec la création de groupes de percussion et même d’orchestres, les initiations au théâtre et à l’improvisation voire la réalisation de véritables fresques en graffitis – classiques ou digitales !
Enfin, n’hésitez pas à proposer des activités insolites ou atypiques, l’expérience vécue n’en sera que plus mémorable.
Pour plus d’idées, découvrez notre sélection d’activités team-building qui sortent de l’ordinaire.
8 – Assurer une organisation logistique bien huilée
Par logistique, on entend l’ensemble des services mis en place autour de vos participants : restauration, hébergement, transport.
Pour la restauration, elle est généralement proposée par le lieu vous accueillant pour une prestation clé en main. Malgré tout, vous aurez peut-être besoin de sélectionner un service traiteur pour un cocktail ou un restaurant pour varier les plaisirs.
Dans le cadre des séminaires résidentiels et si vous choisissez un hébergement en chambre twin, proposez aux équipes de choisir leur binôme en amont. Cela vous évitera bien des déconvenues sur place.
Pour ce qui est des transports, en fonction du nombre de participants, il faut avoir conscience qu’une certaine inertie peut se créer lors des déplacements. Nous vous conseillons donc d’intégrer cette variable dans l’organisation de séminaire pour éviter de courir après le temps pendant toute la journée. Une astuce dédiée pour les incentives.
9 – Inscrire votre séminaire d’entreprise dans la durée
Un séminaire est un moment donné dans la vie d’une entreprise et d’une équipe. Mais il est important d’intégrer à votre réflexion le fait de maintenir les retombées positives de ce séminaire sur le long terme.
Emporter un souvenir durable du séminaire
Ancrer les souvenirs d’un séminaire peut passer parfois uniquement par le fait d’emporter et de garder avec soi un objet qui représente ce moment partagé. Il peut s’agir tout simplement d’une photo imprimée sur une borne photos lors de la soirée du séminaire. Mais cela peut aller également jusqu’à offrir un cadeau d’entreprise qui rappellera ce séminaire ou viendra récompenser le travail effectué.
Pour trouver des idées créatives de goodies, découvrez notre sélection de goodies tendances.
Proposer des « rebonds » le reste de l’année
Le séminaire peut être le point de départ d’un cycle plus long qui peut être poursuivi pendant l’année. En effet, il est possible d’organiser des temps pour l’équipe pour se retrouver tout au long de l’année. De manière informelle ou autour d’activités partagées. Si vous organiser une activité artistique pendant le séminaire (musique, théâtre, danse…), vous pourrez par exemple proposer un atelier tous les trimestres. Ces rebonds seront l’occasion de découvrir une nouvelle discipline ou d’aller plus loin dans l’expérience vécue lors du séminaire. Une manière de lancer un fil rouge pendant le séminaire qui sera suivi pendant l’année. Le séminaire peut également être l’occasion de lancer de nouvelles pratiques managériales qui seront suivies ensuite au quotidien via des rappels. C’est par exemple le concept inédit proposé par la WEbox.
10 – Planifier vos actions de manière efficace pour une meilleure organisation de séminaire
Comptez si possible 2 à 3 mois pour anticiper l’ensemble des étapes de l’organisation de votre prochain séminaire d’entreprise. Moins c’est effectivement possible mais cela sera moins confortable pour vous et le résultat final risque de s’en ressentir. En effet, vous devrez d’abord caler une date pour vous assurer de la disponibilité de vos équipes et trouver le lieu de vos rêves.
Une fois le lieu bloqué, pensez à adresser un save-the-date à vos collaborateurs. Leur présence est indispensable donc autant mettre toutes les chances de votre côté !
Viendront ensuite les réflexions à mener – par ordre de priorité sur : le contenu (programme, nom du séminaire), les activités, la communication (invitations, identité graphique), la logistique (menus, transferts)…
On vous recommande de réaliser un rétroplanning de toutes ces actions afin de vous assurer d’une bonne coordination générale et ainsi de la bonne organisation de votre séminaire d’entreprise.[/vc_column_text]
