Quand on souhaite partager son contenu avec le plus grand nombre, streamer son événement devient incontournable. Alors que vous souhaitiez partager un séminaire à une centaine de collaborateurs sur une plateforme interne, ou faire un reveal de produit international sur Youtube, il y a quelques incontournables techniques à connaître pour éviter les bugs. Voici 10 étapes à respecter pour réaliser un streaming d’événement de qualité !
Étape 1 : bien définir ses objectifs et son audience
Avant d’opter pour un moyen de diffusion plutôt qu’un autre, mieux vaut savoir ce que l’on attend de son événement, qui est son audience et comment l’atteindre. En effet, c’est en anticipant le parcours de votre participant et en le rendant le plus fluide possible que vous parviendrez à réunir un maximum de participants. La rédaction d’un cahier des charges précis s’impose pour définir le besoin de diffusion de l’événement. De ce document, découlera le choix de la plateforme de diffusion : depuis une plateforme privée et sécurisée aux multiples fonctionnalités, à une diffusion live sur Linkedin ou un simple outil de webinar !
Étape 2 : choisir la plateforme de diffusion idéale pour votre streaming événementiel
Une fois votre cahier des charges rédigé, vous devriez savoir désormais quelle est la plateforme la plus adaptée pour diffuser votre événement. Qu’il s’agisse d’une plateforme événementielle ou d’un réseau social, c’est le moment d’affiner votre dispositif technique et de connaître les contraintes éventuelles de diffusion pour pouvoir vous y adapter. Est-ce que vous streamer directement depuis votre ordinateur en utilisant des outils comme StreamYard ou en passant par le studio de votre plateforme événementielle ? Ou vous avez un studio de tournage et un prestataire technique qui va assurer la captation vidéo et partager ensuite le signal de diffusion avec la plateforme choisir ? C’est à cette étape que vous devrez vous interroger sur l’encodage de votre signal ! (Si vous ne savez pas ce qu’est l’encodage, on vous recommande une petite mise à niveau technique en suivant “1h30 pour maîtriser la technique événementielle digitale”.
Étape 3 : définir son nombre de participants attendus lors de votre événement streamé
Si la diffusion sur les réseaux sociaux ne nécessite pas de donner un estimatif sur le nombre de participants, pour les plateformes événementielles c’est une autre histoire. En effet, le dispositif technique qui va être déployé pour streamer votre événement va s’adapter au nombre de connexions simultanées que vous attendez. Même si ce chiffre n’est pas immuable, vous aurez l’obligation de définir un estimatif au lancement du projet.
Étape 4 : veiller à la qualité des sources que vous streamez lors de votre événement
Si on est toujours très vigilant lors d’un événement présentiel, on a parfois l’impression que c’est moins important en digital… Ce n’est pas le cas ! L’attention de vos participants et leur perception dépend aussi de la qualité de votre streaming. Si votre intervenant est bien cadré, bien éclairé et avec une image de qualité, cela sera beaucoup plus agréable à regarder qu’une personne dans la pénombre ! Le son est également important donc il faut a minima des écouteurs avec micro intégré pour l’intervenant ou mieux un micro type podcast pour une bonne qualité sonore. Enfin, vous souhaitez réaliser votre stream depuis votre ordinateur personnel, attention à vérifier sa capacité à gérer un live-stream en termes de configuration et de capacité technique.
Étape 5 : vérifier la qualité du signal internet de mon lieu de diffusion pour un streaming optimal de votre événement
Si vous n’avez pas la possibilité de maîtriser la qualité de réception de vos participants, vous êtes responsable de votre qualité d’émission ! Que vous diffusiez depuis les locaux de votre entreprise, depuis un studio de tournage et un lieu événementiel, le débit garanti pour votre streaming est une indication primordiale à connaître. Pour cela, nous vous invitons à poser la question au lieu (attention à la qualité de sa réponse !) et à tester par vous même le débit lors de votre repérage. C’est possible assez simplement en vous connectant sur le réseau du lieu et de tester la qualité du réseau en utilisant l’outil SpeedTest qui vous donnera le débit descendant et ascendant. Pour diffuser un flux en live-streaming, vous aurez besoin de 6Mbps. Pour sécuriser votre diffusion, nous vous recommandons d’avoir une ligne fibre dédiée au streaming. Si ce n’est pas le cas, d’autres options sont possibles
Étape 6 : faites intervenir des experts en connectivité pour sécuriser votre diffusion
Si vous ne disposez pas d’une ligne fibre dédiée, d’autres alternatives peuvent vous permettre de réaliser votre streaming dans de bonnes conditions. En fonction de la couverture téléphonique, vous pouvez opter pour des routeurs 4G qui peuvent fournir un débit allant jusqu’à 50Mbps. L’option d’une ligne satellite est aussi une alternative efficace.
Notre conseil : opter pour une double connectivité pour pallier à toute chute potentielle d’un réseau. Si la fibre “tombe” pendant l’événement, vous serez rassuré de savoir que vous avez un routeur 4G qui va prendre le relais et qu’il n’y aura qu’une micro coupure de votre streaming et pas un écran noir définitif ! N’hésitez pas à vous faire accompagner par des prestataires spécialisés dans la mise en place de réseaux internet temporaires qui vont pouvoir évaluer vos besoins, vérifier les installations disponibles et compléter le dispositif si nécessaire. Voici quelques prestataires recommandés par Comeeti : sélection prestataires connectivité
Étape 7 : Anticiper les problématiques que peuvent rencontrer vos participants
Si l’on ne veut pas avoir un bug technique au moment du lancement du streaming avec une multitude de participants qui n’arrivent pas à se connecter, ne voient pas l’image, ne reçoivent pas le son, le mieux est d’anticiper. Il faut essayer de lever tous les freins techniques avant le début de l’événement. Pour se faire, n’hésitez pas à faire des recommandations techniques à vos participants : conseiller un navigateur plutôt qu’un autre, mettre à disposition un test pour qu’ils puissent vérifier par eux-même la bonne réception du streaming…
Étape 8 : Et régler les problèmes s’ il y en a !
Lors d’un événement physique, il y a toujours une hôtesse disponible pour pouvoir traiter avec les invités leurs problématiques… Si le participant est à distance, il ne doit pas être abandonné pour autant. Il a souhaité participer à l’événement, imaginez sa frustration s’ il est bloqué derrière une porte (virtuelle) et qu’il ne peut pas accéder à la salle (virtuelle). Il est important d’anticiper ces difficultés et être capable d’apporter des réponses. Ça peut être un chatbot qui guide, un tchat sur la plateforme, une réponse par whatsapp, une hotline téléphonique… Tout est bon pour aider. Mais sachez qu’à 90% des cas, les soucis de réception de vidéo et de son sont souvent liés à la qualité de réception chez les participants ! D’où l’importance de l’étape précédente !
Étape 9 : tester le signal du streaming avant l’événement
En amont de l’événement, n’oubliez de tester le signal de streaming pour vérifier la qualité de la transmission entre votre studio et la réception sur la plateforme de diffusion. Si la vidéo, le son et le partage de sources diverses (vidéos, fichiers etc…) fonctionnent, c’est déjà rassurant ! Ce test est également primordial pour évaluer la latence qui va exister avec votre direct et la réception par les participants. Ce phénomène de décalage est normal et doit être pris en compte dans la gestion du direct, surtout d’un point de vue interactivité. Une latence classique est de 30/45 secondes de décalage mais sachez que beaucoup de paramètres techniques influent sur cette latence et elle peut parfois être plus importante (1, 2 minutes).
Étape 10 : Anticiper les bugs techniques potentiels lors du live-streaming
Vous avez suivi chacune de ces étapes et vous vous êtes ainsi prémuni de la majorité des problématiques techniques qui peuvent intervenir. Malgré tout, on vous recommande d’avoir un plan d’action prêt si une coupure de votre streaming devait avoir lieu lors de votre événement. Ne laissez pas vos participants devant un écran noir car ils risquent de se déconnecter mais affichez plutôt une image indiquand qu’il y a un problème technique mais que le streaming va reprendre très vite ! Et vous disposez toujours du tchat pour pouvoir les tenir au courant en live de ce qu’il se passe !
Nous espérons que tous ces conseils vous aideront à préparer votre prochain streaming événementiel dans de bonnes conditions !
Si vous êtes amené à organiser régulièrement des événements virtuels ou hybrides et que vous souhaitez être à l’aise avec les questions techniques pour échanger avec votre client et vos prestataires, alors découvrez “1h30 pour maîtriser la technique événementielle digitale”. Une masterclass 100% opérationnelle : le streaming événementiel n’aura plus de secret pour vous !
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