Organiser un événement hybride peut sembler être un défi de taille, surtout en raison de l’addition des coûts associés à la logistique d’un événement présentiel et les outils digitaux nécessaires pour les participants à distance. Cependant, il est possible de réaliser des événements hybrides même avec un budget réduit. Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils pour organiser un événement hybride à moindre coût.
Choisir le bon format d’événement hybride est primordial
Il n’existe pas un seul format d’événements hybrides mais plutôt une multitude de possibilités ! Et elles n’ont pas toutes le même impact financier… Il est donc important de comprendre les différents niveaux d’événements hybrides pour faire des choix éclairés !
Événement hybride – Niveau 1
Le niveau 1 consiste à choisir un format prédominant : le présentiel ou le distanciel.
Si l’on opte pour un événement conçu pour le présentiel, le budget sera principalement dédié à ce format et l’on choisira de limiter l’expérience des participants à distance à une simple diffusion en ligne.
Dans l’option contraire, l’événement est pensé pour une expérience optimisée en digitale et la partie présentiel se limite à un public très restreint.
Événement hybride – Niveau 2
Comme vous allez choisir un format prépondérant, vous pouvez également choisir le type d’expériences proposées à votre audience. L’hybride convergent affiche le même format, le même déroulé et le même contenu aux participants en distanciel comme en présentiel.
Pour un hybride divergent, vous proposerez deux expériences distinctes imaginées sur mesure pour chacun de vos publics.
Événement hybride – Niveau 3
Il s’agit d’un format d’événement hybride multi-sites, qui consiste à connecter plusieurs sites ensemble. Il peut s’agir d’un hybride avec un hub, où une scène principale diffuse les contenus vers tous les autres sites, ou de plusieurs scènes sur différents sites qui vont communiquer.
Bien évidemment, cette dernière option est la plus coûteuse de part la démultiplication des accueils en présentiel et des installations scéniques et techniques en multi-sites.
Les coûts liées à l’hybridation et comment les optimiser
Passer d’un événement présentiel à un événement hybride implique des coûts complémentaires. Voici quelques astuces pour réduire ces coûts :
La captation
Si vous avez déjà une captation prévue à diffuser sur les écrans de scène, vous n’aurez pas de coût supplémentaire en basculant en hybride. Sinon, optez pour une captation avec des caméras tourelles motorisées, plus économiques que des caméras avec cadreurs en live.
Le streaming et la diffusion
Pour diffuser un événement en ligne, il existe plusieurs options à considérer et qui n’ont pas le même impact budgétaire.
- La première option est de diffuser l’événement sur les réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram, Linkedin ou encore Youtube. Cette option est gratuite, facile à mettre en oeuvre et permet d’atteindre un large public. Cependant, il est important de noter que les réseaux sociaux ne sont pas sécurisés et qu’ils sont de plus accessibles à tous..
- La deuxième alternative est de diffuser l’événement sur un intranet, qui est un réseau interne sécurisé accessible uniquement aux personnes autorisées. Cette option idéale pour un événement interne est parfaitement sécurisée mais elle nécessite un développement technique spécifique pour mettre en place l’interface de diffusion ce qui limite souvent le recours à cette possibilité..
- La troisième option consiste à créer un mini-site de streaming dédié à l’événement. Cette solution est simple à développer et très fonctionnelle, mais la plateforme assez basique peut présenter des limites en fonction de ce que l’on souhaite faire pour son événement.
- Enfin, la dernière solution consiste à utiliser une plateforme événementielle dédiée, qui offre une solution complète pour diffuser des événements hybrides. Cette option est certainement la plus coûteuse, mais elle offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des inscriptions, la gestion des participants, des options d’interactivité avancées, la vidéo à la demande, etc.
Il est donc important de considérer ces différentes options en fonction des besoins, des objectifs de l’événement et de son budget.
La connectivité
Lors de l’organisation d’un événement hybride, la connectivité est cruciale. Il est important de s’assurer que la ligne internet du lieu de l’événement dispose d’un débit garanti suffisant pour supporter la transmission en direct de l’événement sur internet.
Dans l’idéal, une connexion en fibre optique est recommandée pour garantir un débit stable et fiable. Cependant, si cela n’est pas possible, il est conseillé de se tourner vers des alternatives telles que les routeurs 4G ou les solutions par satellite pour éviter les problèmes de connexion. Une connexion instable peut rapidement devenir un obstacle majeur à la réussite d’un événement hybride, et il est donc essentiel de prendre en compte cet aspect dès le départ de l’organisation.
Si vous avez déjà une connexion internet disponible sur le lieu de votre événement, vous n’aurez pas de coût supplémentaire, sous réserve d’un débit garanti suffisant pour streamer. Sinon, faites poser une ligne temporaire pour assurer votre streaming.Des prestataires spécialisées proposent ces services et assurent des streamings réussis quelque soient les contraintes de connectivité. Retrouvez notre sélection de prestataires streaming sur notre moteur de recherche de prestataires événementiels.
L’équipe
Si vous avez déjà une équipe technique en régie pour assurer la réalisation de votre plénière en présentiel (toppeur, réalisateur, techniciens), vous avez déjà une bonne base ! Il faudra juste prévoir le rajout d’un technicien streaming qui va monitorer la diffusion en ligne. Dans le cas contraire, il faudra mobiliser une équipe complémentaire pour assurer la captation et le streaming.
Le contenu
Tout le contenu développé pour votre événement présentiel (jingles, sujets vidéo…) peut être diffusé pour le public à distance. Il n’en reste pas moins que le format digital implique tout de même d’avoir un contenu plus riche et plus dynamique. Mais sachez qu’il existe aujourd’hui de nombreux outils freemium qui vous permettront de produire à moindre coût de nombreux supports.
Nos recommandations :
- Canva: un outil en ligne de conception graphique pour créer des designs professionnels facilement.
- PlayPlay: un outil de création de vidéos facile à utiliser qui permet de produire rapidement des contenus vidéo de qualité professionnelle.
- Envato : une plateforme de vente de ressources numériques créatives, tels que des thèmes de sites web, des templates de présentation, des vidéos, des musiques, des images, etc.
L’interactivité
Pour un événement hybride réussi, l’interactivité est un élément clé pour engager les participants et créer une expérience immersive. Si vous avez déjà prévu d’utiliser un outil d’interactivité pour votre événement présentiel, vérifiez si celui-ci dispose d’une version mobile pour permettre également aux participants distants de participer en live.
Sinon, il existe de nombreuses options pour ajouter des fonctionnalités interactives à votre événement hybride, que ce soit à travers des plateformes événementielles, des applications mobiles dédiées ou des outils freemium tels que Mentimeter.
Organiser un événement hybride peut sembler difficile, surtout si vous avez un budget limité. Cependant, en suivant les conseils ci-dessus, il est possible de réaliser un événement hybride réussi sans dépenser une fortune.
En choisissant le niveau d’hybride approprié pour votre événement et en optimisant les coûts de production, vous pouvez offrir une expérience immersive et engageante à la fois aux participants présentiels et distants.
De plus, en planifiant soigneusement vos contenus pour qu’ils soient réutilisables dans votre stratégie de communication globale, vous pouvez maximiser le retour sur investissement de votre événement hybride.
Enfin, n’oubliez pas de penser à l’expérience des participants et de créer des moments forts et mémorables pour eux. Avec ces conseils, vous êtes prêt à organiser votre propre événement hybride à moindre coût !
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