Se lancer dans l’organisation d’événement d’entreprise peut paraître simple au premier abord mais il a tout de même pas mal d’embûches que vous risquez de rencontrer dans votre parcours d’organisateur d’événement. Nous avons donc fait appel à des experts, spécialisés dans l’organisation d’événements d’entreprise pour connaître leurs recommandations dans le cadre de la création d’événements.
1 – Identifier les objectifs de l’organisation d’un événement d’entreprise avant toute chose
Un événement est une action de communication qui doit s’inscrire dans votre stratégie de communication globale. Et comme toute action de communication, il faut savoir ce que vous en attendez. Quels sont les objectifs que vous poursuivez ? Cela vous permettra de vous assurer que l’organisation d’un événement est aussi la meilleure manière de répondre à ces objectifs.
Enfin, le prisme des objectifs vous éclairera également au moment de faire certains choix liés à l’organisation d’événement. On n’attend pas la même chose d’un salon ou d’un séminaire.
2 – Toujours savoir pour qui vous organisez des événements d’entreprise
L’événement est une réponse sur-mesure à apporter à une problématique de communication précise. Et la typologie de vos participants (collaborateurs, clients, VIP, influenceurs, média, fournisseurs…) va définir quelle expérience vous pouvez leur proposer. Un client quinquagénaire CSP+ n’aura bien évidemment pas les mêmes attentes qu’une influenceuse sur instagram. Et pourtant, votre entreprise peut être amenée à s’adresser à ces 2 cibles par l’organisation d’événements tels que des congrès, des conventions ou des soirées de relations publiques. Vos choix d’animations atypiques ou de team-building inoubliables seront facilités si vous connaissez vos invités.
3 – Estimer un budget réaliste pour faciliter grandement l’organisation d’événement
On a tous envie de faire plaisir à nos participants … mais un événement a un prix non négligeable qu’il faut anticiper. En fonction de l’enveloppe budgétaire que vous pourrez alors savoir vers quels types de lieux et de prestations vous pourrez vous tourner. Est-ce que vous serez plutôt hôtel de luxe et cocktail gastronomique ou salle de réception conviviale et buffet gourmand ?
Bien évidemment le budget dédié à l’organisation de votre événement doit être aligné avec les objectifs de celui-ci.
4 – Choisissez un lieu adapté à votre projet événementiel
Hôtels, châteaux, manoirs, salles de réception, restaurants, appartements… Les lieux accueillant tous types d’événements professionnels sont très nombreux et variés. Avant de lancer votre recherche, pensez à rédiger un cahier des charges qui définira le nombre de salle de réunion nécessaires, les besoins en restauration, en hébergement… et bien sûr le budget !
En fonction de l’espace de réception choisi, vous pourrez profiter de prestations clé en main, d’un service traiteur intégré, de prestations techniques comprises, d’un accompagnement opérationnel…
5 – Sélectionner des prestataires dignes de confiance
L’expérience qui sera délivrée à vos invités va dépendre à 100% des prestataires qui vous accompagneront dans l’organisation de votre événement. Ils sont présents à chaque stade de vos conventions, séminaires ou soirées d’entreprise. Accueil, traiteurs, animations, décoration, technique, sécurité…
On vous invite donc dans un premier temps à faire un cahier des charges décrivant votre événement, la typologie de convives, les horaires et vos attentes en termes de prestations.
Ensuite il est préférable d’utiliser des plateformes professionnelles comme comeeti.com pour identifier des prestataires recommandés. Cela vous évitera de tomber sur n’importe qui via google… De plus, leurs services sont gratuits et sans commission sur les devis donc vous auriez tort de vous en privez !
Toute solution vous permettant de vous faciliter votre vie de chargé de projets événementiels est bonne à prendre.
6 – Communiquer bien en amont est primordial dans l’organisation d’événement
Organiser des événements, c’est en général pour réunir vos clients, vos prospects, vos collaborateurs… il est dont primordial qu’ils soient présents ! Dès que la date et le lieu sont bloqués, pensez à faire un « save the date », une invitation informelle qui invite à bloquer la date dans son agenda. Vous vous assurez ainsi de leur disponibilité bien en amont, avant de leur adresser les invitations en bonne et due forme. Il faut idéalement envoyer le save the date au minimum un mois avant l’événement.
7 – Réaliser un rétroplanning des actions clés de l’organisation d’événement
La planification est primordiale car chaque élément de votre convention, conférence ou salon nécessite des délais de conception, validation, fabrication puis livraison. Là où la mise en place d’une animation peut mettre seulement quelques heures, la fabrication de goodies personnalisés va vous demander une commande 3 à 5 semaines à l’avance en fonction des produits… Le rétro-planning vous permet ainsi de prioriser vos actions en tenant compte des délais de chaque action : la production, la technique, la logistique….
8 – Monter une équipe bien proportionnée à la taille de l’événement
Ne tombez pas dans le piège classique de vouloir tout faire seul. Un chef de projet qui organise des événements doit s’avoir s’entourer d’une équipe organisatrice. Un accompagnement à chercher en interne dans votre entreprise ou en faisant appel à des ressources extérieures.
En fonction du type d’événement, ce dernier peut nécessiter des compétences en conception de contenu créatif (création de site internet, présentations…), en production événementielle, en technique, en logistique… Les agences événementielles sauront vous accompagner pour concevoir et gérer à vos côtés vos projets événementiels et intègrent toutes ces compétences.
L’EVENEMENT, l’association des agences évènementielles, est un bon point de départ si vous êtes à la recherche d’une agence conseil en communication événementielle.
9 – Organiser des points réguliers de suivi de votre projet événementiel
Tout au long de la gestion de projet événementiel, il est important d’échanger régulièrement avec les commanditaires de l’événement (direction, manager …) et avec les différents services impliqués (communication et marketing, commercial…). L’idéal est d’organiser des comités de pilotage réguliers avec l’ensemble des organisateurs de l’événement pour suivre l’avancement du projet. Ces réunions peuvent s’intensifier à l’approche du jour J. Ces « copil » vous assure une bonne coordination et fédère ainsi toutes les parties prenantes autour de ce projet événementiel.
10 – Vivez votre événement comme si vous y étiez
Organiser un événement, c’est proposer une expérience inédite autour de votre entreprise à vos invités. Si vous souhaitez avoir réellement conscience de ce qu’ils vont vivre, il faut vous mettre à leur place. Vous êtes un invité de votre événement : que voyez-vous ? qu’entendez-vous ? que ressentez-vous ? quels sont vos attentes ? Cet exercice de prévisualisation peut paraître saugrenu mais il est incroyablement efficace. Et il est aussi une aide précieuse pour ne rien oublier dans l’organisation d’événement en tout genre.
11 – Déléguer un maximum le jour J pour vous concentrer sur l’imprévu
Même dans la meilleure organisation d’événement, il y aura toujours de l’imprévu ! Parole de professionnel ! Il est donc important d’anticiper afin de favoriser votre résistance au stress et vous permettre de gérer l’événement au mieux. Cela passe par le fait de confier les tâches essentielles à certains collaborateurs pour vous assurer d’avoir le temps nécessaire pour gérer ces imprévus avec réactivité. Vous ne pouvez pas gérer les hôtes et hôtesses à l’accueil, répondre aux questions de votre président qui répète son discours et vérifier que le café d’accueil est bien en train d’être servi… surtout si on vous annonce au même moment qu’il y a une modification urgente à faire sur la présentation !
12 – Réaliser un débriefing et un questionnaire de satisfaction
Votre événement est fini et tout s’est bien passé ! Vous verrez la plupart du temps, c’est le cas… Malgré tout, il est important de prendre le temps de réfléchir aux points positifs et négatifs de votre organisation. De même, vous pouvez partager un questionnaire de satisfaction avec vos participants. Tout cela vous permettra de tirer des enseignements bénéfiques pour vos prochains événements.[/vc_column_text]
