Applications dédiées à l’évènement, interactivité en plénière, démonstration en ligne de vos produits, streaming de votre convention… il est désormais indispensable de pouvoir accéder à une connexion wifi haut débit sur vos évènements. Speakers, invités ou exposants, tous s’attendent à une connexion fluide, stable et de bonne qualité donc il en va de l’image de votre entreprise de pouvoir fournir ce service qui parait désormais un incontournable : le wifi evenementiel temporaire. Surtout si vous souhaitez viraliser votre evenement !
Comeeti vous livre donc ses 10 conseils pour avoir un réseau wifi événementiel digne de ce nom sur vos prochaines opérations.
1 > Anticiper vos besoins afin d’évaluer le débit nécessaire
Il est important de pouvoir définir clairement vos besoins en amont de l’évènement afin de rédiger un cahier des charges précis. Nous vous invitons à vous poser les questions suivantes :
- combien de participants sont attendus à l’évènement ?
- quelle utilisation vont faire vos participants du wifi : mails et réseaux sociaux ? utilisation d’une application dédiée à l’évènement ? utilisation d’outils d’interactivité pour les faire participer ?
- combien de connexions simultanées sont nécessaires ?
- avez-vous besoin d’un très haut débit certifié pour une retransmission live sur les réseaux sociaux ? un multiplex ? une démo en ligne ?
- souhaitez-vous mettre en place des réseaux différents en fonction de vos populations : invités, speakers, exposants etc…
- quels sont les espaces que votre wifi devra couvrir impérativement ?
Toutes ces informations sont indispensables afin de s’assurer que le réseau wifi événementiel que vous mettrez en place pourra répondre à vos attentes.
2 > Etudier vos contraintes spécifiques
En fonction de votre niveau de sécurité attendu pour ce réseau wifi et de la configuration des appareils qui devront se connecter, il est important d’évaluer ces contraintes propres à votre société : présence d’un VPN, serveur proxy, etc… Le prestataire en charge de votre réseau wifi evenementiel aura certainement besoin d’entrer en contact avec votre service IT et celui du lieu de l’évenement.
3 > Evaluer votre besoin de mettre en place un portail captif personnalisé
Autre point important en terme de sécurité : souhaitez vous mettre en place une page d’authentification pour se connecter à votre réseau wifi temporaire ? ou une simple connexion au wifi suffira ? De manière général, il est conseillé d’éviter d’utiliser les portails captifs proposés par les lieux au risque d’avoir une connexion à durée limitée ou une surcharge qui provoque une déconnexion du réseau pour certains utilisateurs.
4 > Tester la connexion internet disponible sur votre lieu de réception
Dites vous bien que le débit annoncé par le lieu de réception n’est jamais garanti et va énormément dépendre du nombre de connexions simultanées. Profitez donc d’un repérage pour tester le wifi disponible sur place. En utilisant l’application Speedtest, vous pourrez évaluer le débit descendant et ascendant. Même si ces données ne vous parlent pas, elles seront précieuses pour le prestataire qui se chargera de la mise en place de votre réseau wifi evenementiel. Testez le wifi disponible sur votre lieu de réception avec Speedtest
5 > Booster le réseau filaire existant
Si votre besoin se limite à une connexion filaire haut débit, vous pouvez faire le choix de booster la ligne internet proposée par le lieu de réception. Pour mettre en place une fibre dédiée, vous pouvez faire appel à Orange Event Solutions mais attention aux délais d’installation et au coût. Des prestataires privés tels que MEDIACTIVE NETWORK ont l’habitude de réaliser des installations pérennes pour les lieux évènementiels et peuvent également intervenir sur un besoin temporaire. La fibre n’est désormais plus la seule solution pour avoir un réseau stable et de haute densité, la 4G et la wifi par satellite sont de bonnes alternatives.
6 > Création d’un réseau wifi evenementiel 4G / 4G+ / 5G en haut débit
Il est désormais possible de créer des réseaux wifi aussi puissant qu’une fibre grâce à l’agrégation de lignes 4G / 4G+ / 5G.
Pour cela, des modules (antennes, totems, bornes wifi) sont mis en place sur le site de l’évènement et vont mutualiser les bandes passantes de plusieurs cartes Sim de différents opérateurs afin de diffuser un seul et même réseau wifi haut débit et sécurisé. Cette solution est déployable très rapidement et facilement et permet une installation totalement indépendante du lieu dans lequel se déroule votre évènement. Cette technologie fonctionne aussi bien en outdoor qu’en indoor et peut suivre votre roadshow sur différentes dates et lieux. Il suffit au fournisseur de connaître l’adresse exacte de votre installation et il peut même programmer la borne wifi temporaire à distance.
7 > Prévoir une connexion via satellite
Si le lieu de votre évènement ne vous permet pas de mettre en place des solutions filaires ou 4G alors il reste la solution de la connexion satellite qui offre la possibilité de vous connecter sans être dépendant des réseaux terrestres. Le débit et la stabilité du réseau wifi evenementiel proposé sont en général de très bonne qualité. Idéal pour du streaming vidéo HD par exemple.
8 > Créer plusieurs réseaux en fonction de vos populations connectées
La création de plusieurs réseaux peut vous permettre de réguler votre utilisation du wifi. Si vous avez une démonstration en ligne à faire sur scène, pensez à créer un réseau spécifique qui ne risque pas d’être mis à mal par une utilisation intempestive des participants. Idem pour l’équipe organisatrice qui aura sûrement besoin d’un débit correct pour pouvoir travailler sur place.
9 > Prévoir un technicien de maintenance
En fonction de la complexité de l’installation, nous vous conseillons d’avoir un technicien sur le site le jour J afin de parer à toute problématique. Ces questions réseaux sont parfois stressantes donc vous saurez apprécier la présence d’un spécialiste à vos côtés pendant votre convention qui sera en charge de toutes ces questions réseaux/wifi/connexions.
10 > Avoir un plan B
Même si les chances sont faibles que votre wifi temporaire ne fonctionne pas au vue des nouvelles technologies déployées, nous vous conseillons malgré tout de réfléchir à un plan B. Cela vous permettra de vous focaliser sur l’essentiel en cas de pépin. Si vous prévoyez de réaliser des démos en direct sur scène d’une nouvelle solution connectée, vous pourriez par exemple prévoir une vidéo de cette démo.
A vous de jouer maintenant !
Maintenant que vous êtes désormais capable de rédiger un cahier des charges de vos besoins, il suffit de contacter des prestataires spécialisés qui sauront vous conseiller sur les technologies adaptées et les contraintes à considérer.
Nous vous invitons à découvrir 2 spécialistes du wifi événementiel à travers leurs réalisations :
PEEBLE, THEY KEEP YOU CONNECTED
La 4ème édition de la Maddy Keynote, qui a lieu le 31 janvier dernier, a rassemblé tous les acteurs de l’écosystème startup… et même plus encore ! Plus de 7200 personnes se sont déplacées au CentQuatre, sans compter les nombreux téléspectateurs qui ont suivi l’évènement via le streaming diffusé sur le site de Maddyness mais aussi sur Dailymotion et Twitter. Dans les 1000 mètres carrés de la zone d’exposition, plusieurs dizaines de projets laissaient entrevoir à quoi ressembleront le travail, la santé et les biens de consommation du futur.
PEEBLE a pris en charge l’installation de l’infrastructure wifi, audio et vidéo pour l’ensemble des visiteurs et exposants.
En savoir plus sur PEEBLE
ICOW SYSTEMS, LE TRES HAUT DEBIT POUR VOS EVENEMENTS !
L’événement Spring organisé à Paris Saclay réunit tous les acteurs de l’innovation, de la recherche, de la science et du développement économique pour créer un véritable rendez-vous international de l’innovation. Réalisé en partenariat avec Vivatechnology et organisé dans le cadre des Paris Region Smart Weeks cet événement est constitué de Pitch Contest, keynotes, showroom technologiques, ou encore de visites inédites de centres de R&D privés. L’agence évènementielle en charge de l’organisation de cet événement majeur, a sollicité ICOW Systems pour la mise en place d’un réseau WIFI Haute disponibilité sur deux bâtiments (« Bouygues et Eiffel ») au sein de l’Université CentralSupelec.
La connexion internet, basée sur la solution ICOW Event a permis de diffuser une connexion WIFI performante sur un espace « Pro » de plus de 2500m2 avec 700 connexions simultanées.
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